​​FatturaPRO.click diventa asset per il controllo di gestione nelle PMI

Il controllo di gestione è una “dottrina” del management aziendale, salita alla ribalta con l’inasprimento delle normative sul rischio d’impresa, e le possibili ripercussioni penali a carico di Amministratori di aziende e non solo.

FatturaPro, partito come sistema “semplice” di Fatturazione Elettronica, oggi racchiude al suo interno anche numerosi strumenti essenziali sul controllo di gestione.

Delle vere e proprie chicche, capaci di aiutare l’imprenditore a rimanere al largo di bassi fondali che possono risultare fatali.

Ma è davvero un argomento che ti riguarda così da vicino? E perché? Vediamo insieme alcuni dati:

• Il 58% delle PMI italiane usa software di controllo di gestione (≈ +3 p.p. vs 2021). Fonte: Osservatori Digital Innovation – Politecnico di Milano, 2022
• Il 93% adotta almeno un gestionale, ma solo 29% ha integrazioni tra applicazioni; 27% lavora ancora a silos. Fonte: Osservatori/AssoSoftware, 2022
• oltre 1 PMI su 2 segnala margini in crescita dopo l’adozione di gestionali/BI. Fonti varie su campioni PMI 2022–2024
• Ecosistema dati: mercato Big Data & Analytics in Italia ≈ €3,42 mld (2024), +20% YoY; BI nelle grandi imprese: 93%. Fonti: Osservatori BDA, 2024
• PMI & digitale: 54% investe con decisione, ma solo 19% usa tecnologie avanzate in modo strutturato; barriere: skill gap 59%, connettività 47%. Fonti: report PMI Italia 2023–2024

Controllo di gestione: da semplici dati su un grafico a sistema per prendere decisioni

Se gestisci una PMI, oggi non ti mancano di certo i dati.

Quello che ti manca, è il modo di trasformarli in decisioni. Senza un controllo di gestione, resti in una dimensione onirica fatta di sensazioni:

“dunque, il fatturato è ok, i costi – sì – sono quelli che avevo pensato a inizio anno, in cassa c’è qualche soldino, quindi tutto a posto”.

Poi il mese dopo scopri che il margine è evaporato, perché nel giro di poco hai versato l’IVA, hai saldato una fattura di cui ti eri quasi dimenticato, in più hai pagato qualche tassa che sembrava insignificante.

Con un impianto essenziale — budget, forecast, scostamenti — metti sul tavolo una serie di dati che puoi vedere “con gli occhi”, e non con le sensazioni.

 E smetti di navigare a vista. In poche settimane passi da report sparsi a una pagina con i numeri che contano. Perché il Controllo di Gestione è questo, saper aggregare bene i numeri, sfruttando correttamente i gestionali, in modo da sapere mese su mese, anno su anno, quale sarà la situazione del tuo conto corrente.

E la parte veramente “succosa” è questa: non devi rifare tutto il tuo sistema informativo.

Ti basta integrare ciò che hai e decidere come organizzare l’inserimento dei dati in modo ergonomico, affinché tutti aggiornino la situazione. Qui sotto trovi benefici, prove, e una procedura pratica in 5 mosse. Alla fine ti propongo un assessment gratuito per costruire il tuo cruscotto KPI in tempi brevi.

I Benefici concreti per una Piccola-Media Impresa

• Decisioni per l’appunto più rapide. Fissando i KPI vitali ( come ad esempio ricavi per linea, margine lordo, MOL/EBITDA, cassa, DSO/DPO, rotazione magazzino) hai la possibilità di monitorarli, e di farlo praticamente in tempo reale, ovunque tu sia. Così puoi prendere decisioni concrete sulla base di fatti rappresentati da numeri, e non da sensazioni e opinioni.
• Più margine senza “tagliare a caso”. Le analisi di scostamento (price/volume/mix/costi) mostrano dove stai raggiungendo, superando o mancando i tuoi obiettivi economici, finanziari e di performance. E puoi correggere listini, potenziare canali, o strutturare l’azienda, sulla base di ciò che sta accadendo realmente.
• Cassa prevedibile. Con un forecast rolling 90/180 giorni, riesci a prevenire gli stress di tesoreria, hai sicuramente più credibilità agli occhi agli occhi della banca e ti rapporti efficacemente con i fornitori, evitando di ritrovarti a “spegnere incendi”.
• Tutti allineati. Un cruscotto condiviso evita il ping-pong sui file: ogni centro di costo ha i propri target e il proprio perimetro di responsabilità, e per ogni dato esiste un grafico, o un cruscotto numerico, che ti parla in modo “sincero” di come stanno andando le cose.

Questi benefici non arrivano dai prodotti gestionali, in realtà. E questo ti potrà sembrare strano: arrivano dal processo. E il processo parte dai dati in apertura: adozione in crescita, ma integrazioni basse. Tradotto: se sistemi il flusso dati, giochi con un vantaggio competitivo immediato. Vediamo perché.

La disciplina “paga”

Il 29% di integrazione fra applicazioni significa che in molte PMI il dato “viaggia” a mano: esportazioni, copia/incolla, riconciliazioni infinite. L’effetto è un quadro di dati impreciso, tempi lunghi e report in cui nessuno crede davvero. Il primo effetto del controllo di gestione è pulire il dato alla fonte e ridurre i passaggi manuali, con ricadute positive sulla reportistica che diventa un asset realmente utile e efficace.

Quando oltre una PMI su due dichiara margini in crescita dopo l’adozione di gestionali di Business Intelligence, il messaggio che esprime questo dato è che la disciplina paga. Non è (solo) tecnologia, quindi, ma un’agenda fatta di confronti continui tra obiettivi e risultati che si incontrano, per aiutarti a maturare decisioni. Una volta al mese, tutte le settimane, ogni giorno. Questo poi lo decidi tu.

Il mercato Big Data & Analytics cresce a doppia cifra e la Business Intelligence è quasi ovunque, quando un’impresa struttura i propri processi affinché siano sempre misurabili.

Possono sembrare concetti solo da grande azienda, ma non è così.

Questo ti interessa per due motivi: 1) strumenti e competenze scendono di prezzo; 2) puoi copiare processi maturi e portarli “leggeri” nella tua azienda. Non ti serve un data lake per iniziare: ti serve una pagina con KPI coerenti.

Se fin qui ti ritrovi, è il momento di “giocare” un po’ con le cose pratiche:

Come si inizia a implementare un controllo di gestione? 5 possibili mosse essenziali

1) Scegli i KPI vitali (massimo 8, non uno di più).
Parti da ciò che muove davvero l’utile: ricavi per linea/prodotto, margine lordo (€/%), MOL/EBITDA, break-even (volumi/prezzi), rotazione magazzino, DSO/DPO, cassa netta. Ogni KPI deve avere una definizione univoca e un responsabile. Nessuna guerra tra file Excel e tools “scollegati”.

2) Disegna il modello dati.
Mappa le fonti: ERP/gestionale, CRM, e-commerce, fogli di calcolo, contabilità industriale. Stabilisci le chiavi di raccordo (prodotto, cliente, canale, centro di costo) e la frequenza di aggiornamento (giornaliera/settimanale/mensile). Se oggi il 62% aggiorna “a pezzi”, tu punta a un flusso completo e ricorrente: meglio pochi dati coerenti che mille tabelle incoerenti. E ricordati: per gli utenti, l’immissione dei dati deve avvenire in modo ergonomico, come portare un orologio. Questa è la tattica vincente per non perdere il controllo di tutto, solo perché nessuno ha tempo o voglia di aggionare i dati.

3) Budget & Forecast (driver-based).
Costruisci un budget annuale e un forecast rolling mensile. Usa driver chiari (volumi × prezzo × mix) e assegna obiettivi per centro di costo. Il senso non è “indovinare il futuro”: è confrontare mese su mese l’atteso con il reale e capire subito dove intervenire.

4) Analisi scostamenti (mensile, calendario fisso).
Ogni mese al massimo, verifica lo scostamento tra ogni singolo KPI che prevedevi di raggiungere, confrontandolo con il dato presente. Chiudi poi l’analisi con 3–5 azioni al massimo: un’azienda che migliora 3 KPI in un mese, un quadrimestre, o anche in un anno, semplicemente non è più la stessa azienda di prima. Non farti prendere dalla fobia del 100% di KPI superati.

5) Cruscotto BI (3 viste).

• C-level: una pagina dedicata ai KPI di redditività e cassa.
• Finance: analisi per centro di costo e leve margine.
• Operation: magazzino, tempi, scarti, livelli di servizio.
  Automatizza refresh e distribuzione (report programmati). Evita di “abbellire”: conta la leggibilità. Un numero giusto in meno è meglio di dieci numeri vaghi.

In questa fase capirai se ti serve un connettore (Zapier/n8n), un layer di trasformazione leggero o già uno schema stella in BI. L’importante è non fermarti al “progetto”: metti in produzione la prima pagina e migliora dal giorno dopo.

Strumenti: come seguire un processo di messa a punto

• Prima pensa ai dati (qui addirittura un foglio di carta ti può aiutare). Se non partiamo dai dati, e dalle priorità, l’entusiasmo ti passerà presto, e l’avventura finirà prima di iniziare. Parti da definizioni e flussi.
• Integra i dati senza duplicarli. Evita nuovi silos: ERP/gestionale + BI + connettori; i fogli restano utili, ma diventano output, non sorgenti parallele.
• Aggiorna con disciplina, ma trova anche il modo di farla facile. Passare da aggiornamenti “a pezzi” a un refresh completo è già un vantaggio competitivo: i competitor decidono su dati vecchi, tu probabilmente ancora non puoi. Mettere la testa su questo aspetto ti aiuterà.
• Misura il costo della non-decisione. Un mese senza scostamenti costa più di qualsiasi licenza.

La verità è semplice: lo stack “perfetto” non esiste. Esiste uno stack sufficiente, integrato e sotto controllo. Se vuoi, nell’assessment vediamo cosa tenere, cosa collegare e cosa eliminare.

I principali dubbi di un imprenditore che affronta questo tema

Cos’è il controllo di gestione in una frase?
È il sistema che mette in fila obiettivi (budget/forecast) e risultati, misura gli scostamenti e ti obbliga a decidere.

Quali KPI non possono mancare?

Margine lordo, MOL/EBITDA, break-even, cassa (DSO/DPO), rotazione magazzino, ricavi per linea/prodotto e volendo molto di più (ma tu parti da poche cose)

Il resto è “un di più”, diciamo..

Quanto ci metto a partire?

Una settimana per un MVP: KPI definiti, calendario scostamenti, primo foglio di budget. 30–60 giorni per un cruscotto di Business Intelligence stabile che si aggiorna in tempo reale.

Se hai letto fin qui, l’ultimo miglio è logico: trasformare l’intenzione in operatività.

Vuoi un primo cruscotto KPI in 30 giorni per migliorare il livello di controllo dell’azienda, ed essere subito “a posto” con le aspre leggi sulla crisi di impresa?

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