Principio once-only: cos’è, come funziona e applicazioni in Europa

Semplificazione amministrativa e interoperabilità nella PA europea

La condivisione può avvenire solo a condizione che il soggetto titolare dei dati abbia espresso il consenso informato, nel pieno rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, tra cui in particolare del Regolamento generale sulla protezione dei dati del 2016 (GDPR).

Quello del “once-only” è uno dei cardini nel processo di digitalizzazione dei servizi pubblici nell’Unione europea e è stato concretamente disciplinato nel 2018 dal Regolamento europeo sullo Sportello Digitale Unico (Single Digital Gateway – SDG), e in Italia dal relativo regolamento attuativo. L’obiettivo primario del sistema è la semplificazione amministrativa che si viene a creare riducendo gli oneri documentali a carico degli utenti e, come dirette conseguenze, il miglioramento dell’efficienza della macchina pubblica e l’aumento della qualità e dell’interoperabilità dei servizi transfrontalieri.

Modelli di gestione dei dati e impatto sulla privacy

Da un punto di vista concettuale, il principio può essere declinato secondo due approcci: uno di tipo centralizzato, basato su un’identità unica e sull’interconnessione sistematica delle basi di dati pubbliche, e uno decentralizzato o “user-centric”, in cui è l’utente a gestire puntualmente le autorizzazioni all’accesso e alla trasmissione dei propri dati. Mentre il primo modello può risultare più efficiente in termini operativi, pone d’altra parte degli interrogativi rilevanti sotto il profilo della tutela della privacy; il secondo, invece, garantisce un maggiore controllo all’interessato, ma può comportare maggiori complessità implementative.

Il sistema OOTS per la condivisione dei dati pubblici

Sul piano tecnico, l’infrastruttura implementata a livello UE per rendere operativo il principio “once-only” a livello transnazionale è il sistema tecnico di interconnessione noto come OOTS (Once-Only Technical System), che consente lo scambio automatizzato, sicuro e affidabile di documenti e dati tra pubbliche amministrazioni di Stati membri diversi. Implementato nel 2023, l’OOTS è già obbligatorio per un insieme definito di procedure amministrative transfrontaliere, elencate nell’Allegato II del Regolamento SDG, tra cui figurano ad esempio il riconoscimento di qualifiche professionali, la presentazione di dichiarazioni fiscali o l’iscrizione a programmi universitari.

Architettura e governance del sistema OOTS

Il funzionamento del sistema OOTS si fonda su un’architettura di tipo G2G, government-to-government: quando un utente avvia una procedura in uno Stato membro e l’autorità competente necessita di un’informazione già in possesso di un’altra amministrazione, ubicata in un diverso Paese dell’Unione, è possibile, previo consenso esplicito del soggetto, attivare una richiesta attraverso l’infrastruttura OOTS. Quest’ultima gestisce il processo di trasmissione dei dati, che vengono recuperati dalla fonte di origine, autenticati e inviati al soggetto richiedente tramite i protocolli di trasporto eDelivery, secondo gli standard stabiliti dal framework europeo Connecting Europe Facility (CEF).

L’infrastruttura è progettata per garantire l’interoperabilità tecnica, semantica e organizzativa tra le autorità pubbliche coinvolte. Ogni Stato membro è responsabile per l’adeguamento dei propri sistemi nazionali e per la connessione dei cosiddetti “data service providers”, amministrazioni che detengono i dati, e “data requesters”, amministrazioni che ne fanno richiesta, all’OOTS. La Commissione europea supporta tale processo mediante attività di coordinamento tecnico, momenti di test interstatali detti “Projectathon” e strumenti di monitoraggio come il “OOTS Acceleratormeter”, che consente di misurare il livello di maturità delle implementazioni nazionali secondo sei livelli, dalla fase progettuale all’effettiva disponibilità dei servizi per gli utenti finali.

Esempi europei e ostacoli all’attuazione del once-only

Alcuni Stati membri hanno già raggiunto un grado elevato di maturità nell’adozione del modello once-only. In Slovenia, ad esempio, i cittadini possono autorizzare il recupero dei propri documenti da parte di amministrazioni estere tramite un sistema di gestione digitale dell’identità, mentre in Germania, un’infrastruttura nazionale once-only è stata integrata con quella europea, con un impatto significativo in termini di efficienza amministrativa.

Nonostante i risultati già ottenuti, però, la piena attuazione del principio comporta sfide rilevanti: è necessario armonizzare formati, vocabolari e interfacce tra sistemi eterogenei; superare le resistenze al cambiamento e adeguare i flussi interni delle PA; garantire che l’interoperabilità tra sistemi non comprometta le garanzie in materia di riservatezza e sicurezza dei dati.

Infrastrutture italiane per l’attuazione del once-only

In Italia, l’attuazione del principio once-only e l’integrazione con il sistema OOTS si inseriscono nel più ampio quadro delle politiche di trasformazione digitale promosse dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale e attuate, tra gli altri, dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), in coordinamento con la Commissione europea. La normativa italiana ha recepito i requisiti del regolamento europeo e l’articolo 50 del Codice dell’Amministrazione Digitale ha sancito il principio di cooperazione e riutilizzo delle informazioni tra le pubbliche amministrazioni, presupposto normativo necessario per l’adozione del paradigma once-only a livello nazionale.

Sul piano tecnico, il sistema italiano si avvale di infrastrutture preesistenti, tra cui la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), gestita da PagoPA S.p.A., e l’Indice dei Domicili Digitali (INAD), che consentono l’interoperabilità tra amministrazioni e la trasmissione sicura delle informazioni e che sono stati identificati come elementi abilitanti per l’integrazione futura con l’OOTS europeo, soprattutto in ambito G2G.

Sfide italiane nell’implementazione del modello once-only

Nonostante una solida base tecnologica e normativa, l’Italia è ancora in una fase intermedia del processo di implementazione. Secondo le valutazioni della Commissione, le principali criticità riguardano la necessità di uniformare i modelli semantici dei dati, il coordinamento tra livelli di governo (centrale e locale), e l’adeguamento organizzativo dei flussi amministrativi.

Dunque, l’Italia dispone degli strumenti normativi e infrastrutturali per realizzare pienamente il principio once-only, ma la sua concreta applicazione dipenderà dalla capacità di superare le frammentazioni operative e dalla volontà politica di integrare in modo strutturato le amministrazioni locali nel sistema europeo di scambio dati.

Benefici del principio once-only e prospettive future

In conclusione, il principio once-only, reso operativo dall’OOTS, rappresenta una delle più concrete applicazioni della cittadinanza digitale europea. La sua attuazione non solo semplifica la vita di cittadini e imprese, ma rafforza la fiducia verso le istituzioni pubbliche, favorendo una pubblica amministrazione più trasparente, efficiente e orientata ai bisogni dell’utente. La sfida è garantire che l’infrastruttura diventi un meccanismo pienamente funzionale e stabile nell’intero ecosistema digitale europeo.