Dati e gestione documentale, così l’IA diventa davvero utile per le aziende

Da un lato una crescente digitalizzazione delle aziende, dall’altro la necessità di ottimizzare ogni risorsa. Due facce della stessa medaglia, quella dell’integrazione dei contenuti aziendali (Enterprise Content Management – ECM) e dei processi di business (Business Process Management – BPM). Due discipline che, sebbene distinte, trovano la loro massima espressione quando operano in sinergia, trasformando il modo in cui le organizzazioni operano, prendono decisioni e competono sul mercato. L’importanza di un approccio combinato risiede nella sua capacità di abbattere i silos informativi, automatizzare i flussi di lavoro, garantire la conformità normativa e, in ultima analisi, liberare il pieno potenziale del capitale informativo e umano di un’azienda.

I Pilastri Fondamentali: Comprendere ECM e BPM

Per cogliere appieno il valore della loro integrazione, è essenziale comprendere i ruoli specifici di ciascuna componente. L’Enterprise Content Management (ECM) si occupa del ciclo di vita completo dei contenuti non strutturati di un’organizzazione: documenti, immagini, email, contratti, fatture e molto altro. Le soluzioni ECM forniscono gli strumenti per acquisire, archiviare in modo sicuro, organizzare, controllare le versioni e distribuire questi contenuti a chi ne ha bisogno, quando ne ha bisogno. L’obiettivo primario dell’ECM è trasformare un volume spesso caotico di informazioni in un patrimonio aziendale strutturato, accessibile e protetto, garantendo la conformità a normative come il GDPR e facilitando la conservazione a lungo termine.

D’altra parte, il Business Process Management (BPM) è un approccio olistico focalizzato sulla scoperta, la modellazione, l’analisi, la misurazione, il miglioramento e l’automazione dei processi di business. Il BPM non riguarda semplicemente l’automazione di singole attività, ma piuttosto l’orchestrazione di interi flussi di lavoro che attraversano diversi dipartimenti e sistemi. Attraverso il BPM, le aziende possono identificare colli di bottiglia, eliminare le inefficienze, ridurre gli errori manuali e standardizzare le procedure operative per migliorare la qualità e la coerenza dei risultati.

Perché Integrare ECM e BPM?

La vera magia si sprigiona quando i contenuti gestiti da un sistema ECM diventano parte integrante dei processi orchestrati da una piattaforma BPM. Senza un’integrazione efficace, i processi di business spesso si arenano in attesa di un documento, di un’approvazione o di un’informazione cruciale. Un dipendente potrebbe dover cercare manualmente un contratto in un archivio, attendere l’arrivo di una fattura via email o stampare un modulo per ottenere una firma, tutte attività che introducono ritardi, rischi di errore e inefficienze.

L’integrazione di ECM e BPM crea un ecosistema in cui i contenuti e i processi sono intrinsecamente legati. Il contenuto giusto viene presentato alla persona giusta, nel contesto del processo corretto e al momento opportuno. Questo non solo accelera drasticamente i tempi di esecuzione, ma aumenta anche la trasparenza e la tracciabilità di ogni singola azione.

Un esempio emblematico è il processo di approvazione delle fatture passive. In uno scenario integrato, una fattura ricevuta viene acquisita e digitalizzata dal sistema ECM, che ne estrae automaticamente i dati rilevanti. Questo evento innesca un workflow nel sistema BPM, che instrada la fattura al responsabile competente per l’approvazione. Il responsabile può visualizzare la fattura e tutta la documentazione correlata (come l’ordine di acquisto o il documento di trasporto) direttamente dall’interfaccia del processo, approvarla con un clic e inviarla automaticamente al reparto contabilità per il pagamento. Ogni passaggio è tracciato, riducendo il rischio di smarrimenti, ritardi nei pagamenti e frodi.

Analogamente, nella gestione dei contratti, l’integrazione permette di automatizzare l’intero ciclo di vita del contratto, dalla sua creazione e negoziazione (con il controllo delle versioni gestito dall’ECM) fino all’approvazione tramite un workflow BPM, alla firma digitale e all’archiviazione sicura. Il sistema può inoltre monitorare le scadenze e inviare notifiche automatiche per il rinnovo o la rinegoziazione.

Anche processi interni come l’onboarding di un nuovo dipendente traggono enormi benefici. All’accettazione dell’offerta, un processo BPM può essere avviato per orchestrare tutte le attività necessarie: la creazione dell’account utente, la preparazione dell’hardware, l’iscrizione ai corsi di formazione e la raccolta di tutti i documenti necessari. Il sistema ECM gestisce in modo sicuro i documenti personali del nuovo assunto, mentre il BPM assicura che tutte le persone e i dipartimenti coinvolti completino i loro compiti in tempo, garantendo un’esperienza di inserimento fluida ed efficiente.

Archiva Group: innovazione e crescita strategica 

Parlando di trasformazione digitale delle imprese italiane, non si può prescindere da Archiva Group. L’azienda veronese, con oltre 25 anni di esperienza nel settore dei servizi digitali, ha scelto di ridefinire completamente il proprio profilo competitivo. Il sostegno del fondo di private equity Progressio Investimenti IV ha permesso al gruppo di intraprendere un percorso di espansione che combina acquisizioni mirate e innovazione tecnologica, puntando a diventare il punto di riferimento per l’Enterprise Content and Business Process Management nell’ecosistema SAP. La strategia si basa su una visione olistica che integra gestione documentale, automazione dei processi, controllo qualità e conformità normativa.

La storia di Archiva Group parte dal 2000 e ha un obiettivo lungimirante: arrivare al 2030 con un ruolo da protagonista nella trasformazione digitale delle imprese. L’azienda ha vissuto varie fasi determinanti per la sua crescita: l’era dei dati, l’era dei processi e l’era delle persone. Un’evoluzione tecnologica, sempre focalizzata sull’esperienza dell’utente e sulla centralità del cloud e, di recente, dell’intelligenza artificiale. Dalla nascita, è l’ingegner Giuliano Marone, fondatore di Archiva Group, figura chiave nella crescita e nello sviluppo dell’organizzazione che, appunto, ha una visione per il futuro che mira al 2030, quando l’età sarà quella della “people centric”, con gli utenti nel mezzo di un concreto beneficio derivante dal saper sfruttare pienamente gli investimenti infrastrutturali, il cloud e l’IA.

L’intelligenza artificiale al servizio della gestione documentale

Il cuore pulsante di questa evoluzione risiede negli sviluppi tecnologici della suite proprietaria Requiro, che ha subito una metamorfosi radicale attraverso l’integrazione di intelligenza artificiale avanzata. L’implementazione di machine learning e Large Language Models ha rivoluzionato le capacità di estrazione dati da qualsiasi tipologia di documento, aprendo scenari inediti per l’automazione aziendale. Due nuovi moduli rappresentano il fiore all’occhiello di questa innovazione: “Estrai” permette agli utenti di effettuare estrazioni di dati ad alta precisione in completa autonomia, mentre “Collabora” si configura come uno strumento mobile-first dedicato alla condivisione sicura dei contenuti tra team distribuiti e partner commerciali.

L’ammodernamento non si è limitato alle nuove funzionalità, ma ha coinvolto anche le applicazioni storiche del portafoglio. Le soluzioni Docs ed Exchange sono state completamente ripensate per garantire un’esperienza utente moderna e ottimizzata per dispositivi mobili. La sicurezza dei dati assume un ruolo centrale con l’introduzione della sezione INFOSEC in Requiro Control, che offre ai clienti una visibilità certificabile sulle misure di protezione implementate.

Due acquisizioni strategiche per consolidare il mercato SAP

La conquista del mercato passa attraverso operazioni di acquisizione che hanno permesso ad Archiva Group di incorporare competenze specifiche e consolidate. L’acquisizione del 100% di DDM Technology, società padovana specializzata in soluzioni SAP native e certificate, rappresenta un tassello fondamentale di questa strategia. L’operazione porta in dote una base clienti di 300 aziende utilizzatrici di SAP e un’esperienza maturata su oltre 800 progetti completati con successo. I fondatori Alberto Sartor, Andrea Papalia e Christian Severin hanno aderito come soci di Aura Prima S.r.l., la holding di controllo, garantendo continuità nella guida dello sviluppo tecnologico del loro settore di specializzazione.

Parallelamente, l’acquisizione del 60% di Mitric da Siav S.p.A. ha ampliato le competenze del gruppo verso le soluzioni software mobile-oriented per il mercato B2B. Questa mossa strategica introduce nel portafoglio la suite “Checker”, un’applicazione cloud multilingue che gestisce in modo integrato Audit, Quality e HSE (Health, Safety, Environment). I fondatori di Mitric mantengono il 40% della società e proseguono nell’evoluzione della piattaforma all’interno della nuova struttura organizzativa.

Il processo di integrazione delle diverse anime tecnologiche ha generato sinergie significative che vanno oltre la semplice somma delle parti. La fusione delle piattaforme consolidate Requiro e Checker con l’expertise SAP di DDM Technology ha dato vita a un ecosistema tecnologico che serve una base clienti di oltre 1.700 aziende distribuite in più di 40 Paesi. Questa dimensione internazionale testimonia la capacità del gruppo di rispondere alle esigenze di digitalizzazione su scala globale, offrendo soluzioni che si adattano a contesti normativi e operativi diversificati.

La strategia di crescita adottata da Archiva Group riflette una comprensione profonda delle dinamiche di mercato e delle necessità espresse dalle imprese moderne. L’approccio dual-track, che combina acquisizioni esterne mirate con investimenti massicci in ricerca e sviluppo interno, ha permesso di costruire un’offerta competitiva che spazia dalla gestione documentale tradizionale fino ai processi di conformità più complessi. L’automazione dei processi aziendali critici diventa così non solo un obiettivo tecnologico, ma una leva strategica per supportare la competitività delle imprese clienti sui mercati internazionali.

Innovazioni tecnologiche e suite Requiro

La trasformazione di Archiva Group da semplice fornitore di servizi digitali a partner strategico completo per la digitalizzazione rappresenta un caso di studio significativo nel panorama dell’innovazione tecnologica italiana. La capacità di anticipare le tendenze del mercato e di costruire risposte tecnologiche all’altezza delle sfide emergenti posiziona l’azienda veronese come protagonista del futuro dell’efficienza digitale e dell’eccellenza dei processi aziendali.

Archiva Group ha continuato a investire nell’innovazione tecnologica, con particolare attenzione alla suite Requiro. Sono state introdotte funzionalità avanzate basate sull’intelligenza artificiale, due nuovi moduli (“Estrai” e “Collabora”) e un completo refactoring delle applicazioni Docs ed Exchange. Queste innovazioni mirano a migliorare la gestione documentale, l’estrazione dei dati, la collaborazione e la sicurezza delle informazioni. La suite Requiro si afferma come un ecosistema documentale integrato, intelligente e conforme alle esigenze di governance e sicurezza delle organizzazioni odierne.