Software di gestione documentale nell’era dell’AI: in che modo l’innovazione potenzia la produttività

Negli ultimi anni, l’intelligenza artificiale, l’automazione e la diffusione dei modelli di lavoro ibridi hanno avuto un impatto determinante su come le aziende gestiscono documenti e informazioni.

L’innovazione ha reso i processi documentali non solo più veloci e dinamici, ma anche più intelligenti e integrati nei flussi di lavoro, trasformandoli in un vero e proprio fattore di competitività. Questa accelerazione è molto positiva, e non è un caso che il mercato dei Document Management System stia vivendo un’evoluzione straordinaria, al punto da prevedere (Fortune Business Insights) un tasso di crescita annuo composto del 16,6% fino al 2032.

L’innovazione passa dall’AI: come evolvono i software di gestione documentale

Oggi, tutti gli occhi sono puntati sull’intelligenza artificiale. Anche nel mondo della gestione documentale, le soluzioni di riferimento si stanno adeguando, portando sul campo applicazioni che fino a pochi anni fa erano impensabili.

L’ambito su cui oggi si concentrano tutti i principali player è la ricerca intelligente delle informazioni. Al posto di quella tradizionale basata su keyword, trovano infatti spazio assistenti virtuali che – grazie all’AI generativa e a database vettoriali – interrogano archivi documentali sterminati e restituiscono risultati pertinenti, contestualizzati alle esigenze dell’utente e, in molti casi, anche al suo ruolo.

Accanto a ciò, l’AI abilita la classificazione automatica dei documenti e l’analisi dei processi, con l’obiettivo di individuare colli di bottiglia e aree di miglioramento in ottica di efficienza. Di fatto, l’AI serve per avvicinare le aziende a quel paradigma di automazione intelligente che vuole trasformare la gestione documentale in un motore attivo di produttività ed efficienza.

Il ruolo chiave della personalizzazione dell’esperienza

L’AI non serve solo per cercare e classificare dati e informazioni. Se viene integrata correttamente nelle piattaforme documentali, infatti, può condizionare positivamente l’intera esperienza lavorativa.

Mauro Parsi, Product Manager di Top Consult, azienda italiana attiva da quasi quarant’anni nel settore del document management e oggi alla sesta generazione della sua piattaforma TopMedia, conferma l’introduzione della ricerca intelligente – anche vocale – e della classificazione automatica come pilastri innovativi dell’ultima release del software. Parsi ci tiene però a evidenziare anche un altro elemento distintivo, capace di incidere direttamente sull’esperienza quotidiana: la possibilità di personalizzare in modo intelligente l’utilizzo della piattaforma, adattandola al ruolo, ai compiti e alle esigenze del singolo utente.

“Con TopMedia SIX – ci spiega Parsi – abbiamo fatto un passo oltre la logica delle funzionalità statiche. Da un lato, l’utente può plasmare la propria interfaccia come meglio crede, scegliendo (tramite widget, ndr) gli strumenti da avere a portata di mano; dall’altro, entra in gioco un assistente digitale che riconosce il ruolo, i compiti assegnati e i processi in cui si è coinvolti per proporre le attività da svolgere. In questo modo, la gestione documentale diventa proattiva e davvero vicina al modo di lavorare di un’azienda moderna ed efficiente. TopMedia SIX da strumento diventa un vero e proprio assistente digitale”.

Il tema è in continua evoluzione, spinto dalla rapidità con cui maturano le tecnologie sottostanti. Se oggi un assistente virtuale consente di accedere all’istante a informazioni complesse recuperandole da knowledge base sterminate, è plausibile che a breve venga impiegato per redigere documenti o per impostare automaticamente le regole dei workflow, magari adattandole caso per caso. I processi, in questo modo, perderebbero la rigidità che li ha sempre contraddistinti, guadagnando adattabilità e scalabilità. Nel frattempo, Top Consult ha introdotto in TopMedia SIX il concetto di Case Flow, una modalità che unisce i vantaggi dei workflow strutturati con la flessibilità della gestione “a pratica”, che permette di aggiungere documenti o attori anche in corso d’opera e senza interrompere i processi.

Valutare appieno la portata di tutte queste innovazioni non è semplice sulla carta. Per questo l’azienda italiana ha organizzato un Roadshow di tre tappe in programma nel corso di ottobre: Milano (8-9 ottobre), Bologna (15-16 ottobre) e Roma (22-23 ottobre), nel corso del quale presenterà a clienti (anche potenziali), partner e imprese le caratteristiche chiave della sua visione di gestione documentale intelligente.  

Non solo “nuove funzionalità”, ma un nuovo modo di lavorare

Nei software di document management, l’innovazione non si misura soltanto dall’aggiunta di nuove funzionalità, ma dalla capacità di ridefinire il modo in cui le persone lavorano.  

Oltre all’accesso mobile, ormai dato per acquisito, alcune piattaforme moderne fanno proprio il concetto di collaboration, mutuandolo da strumenti dedicati come Teams o Slack, e lo integrano direttamente al loro interno. Ciò significa poter discutere, commentare, condividere e, talvolta, modificare documenti in tempo reale all’interno dello stesso ambiente in cui questi vengono archiviati, firmati e, più in generale, gestiti in modalità end-to-end. Così facendo, la gestione non è più dispersa tra e-mail e chat scollegate, ma diventa parte integrante del ciclo di vita delle informazioni aziendali. 

A tal fine, la piattaforma di Top Consult conferma e potenzia i cosiddetti gruppi di lavoro, una funzionalità ispirata alle dinamiche collaborative tipiche del mondo social: “I gruppi – ci spiega Parsi – permettono di avere un tavolo condiviso dove discutere documenti, creare versioni, commentare e avviare processi approvativi. Tutto rimane tracciato e sempre aggiornato all’ultima versione. È un modo molto più naturale e produttivo di collaborare, che libera dall’uso caotico delle e-mail e garantisce che le informazioni restino sempre sotto controllo”.  

Nessun compromesso in resilienza e sicurezza

Se intelligenza artificiale, personalizzazione e collaboration rappresentano i tratti più visibili dell’innovazione, non bisogna dimenticare che una soluzione documentale si misura, in primis, dalla sua solidità.

Resilienza, sicurezza e conformità normativa rimangono i cardini su cui costruire qualsiasi percorso evolutivo. Tutto ciò si deve tradurre in architetture enterprise in grado di garantire continuità operativa anche in caso di guasti, in sistemi di autenticazione a più fattori, nella crittografia end-to-end e in database progettati per prevenire accessi non autorizzati. Significa anche aderenza nativa e continua alle normative vigenti, per fare in modo che ogni documento mantenga nel tempo valore legale, efficacia probatoria e piena affidabilità per l’organizzazione che lo gestisce.

Contenuto in partnership con Top Consult