Virtual payment e bt tempi maturi, ma con qualche timore

Solo le spese tracciabili sono deducibili. È l’obbligo che è stato introdotto il 1° gennaio 2025 dalla Legge di Bilancio. In pratica è stato stabilito che sarà possibile dedurre fiscalmente le spese travel pagate solo con carte aziendali. Un vincolo che però può diventare un’opportunità per il settore del business travel, se lo si legge nell’ottica di una possibile evoluzione digitale. Ne è convinta Alessandra Massa, operations director di Bcd Travel. Prima di analizzare i cambiamenti apportati dalla nuova norma, la manager definisce qual è il perimetro dei pagamenti digitali, specificando che sono “tutti quei pagamenti effettuati elettronicamente senza l’uso di contanti, bonifici, carte di credito, wallet, app bancarie. Le carte virtuali sono create univoche per ogni transazione effettuata”. In base alla nuova normativa, i rimborsi in contanti non sono più deducibili, “sono tassati in busta paga e rappresentano un rischio fiscale per l’azienda. Il motivo è quello di combattere l’evasione, di aumentare la trasparenza e di semplificare la gestione”.

Cosa cambia per le aziende

La prima domanda che ci si pone è quali siano i cambiamenti che le aziende devono mettere in atto a seguito della nuova normativa. Massa li riassume in cinque punti. Il primo è “aggiornare la travel policy e i regolamenti interni per specificare che i rimborsi/spese deducibili devono essere pagati con strumenti tracciabili (carte aziendali, bonifici, assegni e carte prepagate riconosciute)”. Il secondo punto riguarda l’emissione/implementazione “di programmi di carte aziendali, incluse carte virtuali / single-use, per dipendenti e travel manager; l’integrazione delle carte nel Self-Booking Tool (Sbt) e nei processi di pagamento”.

Si devono adeguare i processi contabili e i flussi di rendicontazione “per garantire tracciabilità e riconciliazione automatica e conservare prove di pagamento elettronico”, spiega la manager, che introduce un altro punto, che riguarda “la formazione di finance, travel manager e dipendenti su nuove regole e su come usare gli strumenti di pagamento elettronico”. Infine, si deve verificare “l’accettazione delle carte nei luoghi di destinazione, soprattutto per trasferte estere, e definire procedure alternative per le spese sostenute fuori dall’Italia”, Massa spiega infatti che “la normativa applica la tracciabilità in modo più stringente per le spese sostenute in Italia”.

I pro e i contro

Come in tutte le situazioni nuove ci sono dei pro e dei contro. Nel primo caso la manager ne evidenzia due. Il primo è rappresentato da “maggiore controllo e visibilità: centralizza la spesa, migliora il reporting, il budget e la negoziazione con fornitori”. Il secondo riguarda “digitalizzazione ed efficienza” il che comporta “meno note spese cartacee, riconciliazione più veloce (anche con virtual card)”.

Ci sono però anche delle criticità, per esempio “l’impatto operativo e i costi iniziali – spiega Massa – l’emissione di carte, l’implementazione di tecnologie, la formazione e l’aggiornamento policy richiedono risorse”. Un altro punto riguarda l’accettazione e la praticità all’estero, si deve sapere che “in alcuni Paesi/fornitori certe carte non sono disponibili o accettate”. Infine, ci sono i gap tecnologici nelle Pmi, “le aziende più piccole potrebbero non avere facilmente infrastrutture/integrazioni per virtual payment”.

La reazione delle aziende

Questo è il quadro, ma che tipo di reazioni hanno avuto le aziende clienti di Bcd e cosa le preoccupa maggiormente? In una prima fase hanno chiesto soprattutto “supporto consulenziale per capire cosa implicasse concretamente questa novità e come interpretarla correttamente”, racconta Massa. Con alcune realtà Bcd è passata direttamente “a soluzioni di virtual payment integrate nei nostri servizi, mentre in altri casi i processi di cambiamento sono più lunghi e vengono gestiti internamente dalle aziende stesse”.

Chi è più in difficoltà

Non tutti reagiscono in egual misura. In questo caso a essere più propense ad adeguarsi alla nuova normativa sono “le grandi imprese e le multinazionali che già usavano programmi di carte corporate o che hanno funzioni finance/treasury strutturate; società con elevata digitalizzazione dei processi travel – afferma la manager -. Queste realtà vedono l’adeguamento come estensione naturale dei processi di controllo”. A essere, invece, più in difficoltà sono le Pmi, ma anche “aziende con forza vendita sul territorio che spesso rilasciano anticipi contanti, enti con procedure amministrative complesse o con trasferte frequenti in Paesi dove l’accettazione elettronica è limitata. Anche alcuni settori (f&b, piccola consulenza) lamentano più difficoltà organizzative”.

I gap culturali

Dal canto suo il settore del business travel dispone già delle tecnologie e dei fornitori pronti per supportare il cambiamento, “i veri ostacoli non sono tecnici, ma culturali/aziendali e organizzativi – evidenzia Massa -. Si tratta spesso di superare metodologie di gestione delle spese consolidate da tempo, difficili da scardinare sia all’interno delle aziende sia nelle abitudini dei viaggiatori”.

I numeri dei pagamenti virtuali

Tutto ciò ha portato Bcd a domandarsi se oggi in Italia sia possibile parlare di virtual payment. La risposta arriva direttamente dai numeri. La crescita del virtual payment nel mondo è stata del “+175% tra il 2021 e il 2025, entro il 2029 ci saranno più di 17.4 trilioni di dollari scambiati con queste modalità di pagamento, il che – osserva Massa – ci fa comprendere che i tempi sono maturi e che siamo pronti per fare il salto verso i pagamenti virtuali”.

I falsi miti da sfatare

I tempi sono maturi, ma è anche vero che ci sono ancora resistenze nei confronti della carta virtuale, ma anche falsi miti da sfatare. Uno dei timori diffusi è che i pagamenti virtuali non siano sicuri. Un punto che viene smentito in modo deciso da Massa che dice: “Assolutamente no, sono tra i sistemi più sicuri, perché sono univoci e per un’unica transazione, sono tokenizzati con una serie di controlli antifrode. Possono essere settati per categorie merceologiche, il che è una garanzia ulteriore nel caso la carta capitasse in mani sbagliate, perché nessuno può fare acquisiti su Amazon se la carta è stata emessa per fare acquisti in un albergo”. Il pagamento virtuale è sicuro per viaggiatori e per travel manager, in quanto offre una maggiore protezione dei dati personali e un rischio ridotto di frode.

La manager si sofferma su un dato: “Nel 2023 l’80% delle aziende è stata vittima di attacchi di frode nei pagamenti (2024 AFP Fraud Survey), pertanto avere una modalità più sicura di pagamento accentua l’importanza di quelli virtuali”.

Un altro falso mito da sfatare è quello in base al quale i viaggiatori non vogliono usare i pagamenti virtuali, “in realtà – osserva Massa – devono essere messi nella condizione di sapere e di avere gli strumenti a disposizione. I viaggiatori apprezzano la praticità, l’assenza di anticipi e il fatto di non dover aspettare mesi per i rimborsi della nota spese”.

Stefania Vicini

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