Registrazione orario di lavoro, le regole in Italia e UE

La sentenza CCOO/Deutsche Bank

La svolta giurisprudenziale è arrivata con la sentenza C-55/18 della Corte di Giustizia UE (maggio 2019), nota come CCOO/Deutsche Bank con cui la Corte ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro l’obbligo di istituire un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per la registrazione dell’orario di lavoro giornaliero di ciascun dipendente. L’obiettivo è garantire la tutela effettiva dei diritti dei lavoratori in materia di limiti di orario settimanale, pause e periodi di riposo.

Italia: obbligo di registrazione dell’orario di lavoro ma senza un sistema univoco

In Italia, il rispetto delle norme in materia di orario di lavoro è garantito attraverso diversi strumenti, ma manca ancora un adeguamento normativo puntuale alla sentenza della Corte UE del 2019.

Cosa prevede oggi la legge italiana

• Obbligo di registrazione: sì, tramite il Libro Unico del Lavoro (LUL), introdotto nel 2008, che riepiloga mensilmente le ore lavorate da ciascun dipendente.
• Limiti da rispettare: 40 ore settimanali ordinarie, massimo 48 ore settimanali (inclusi gli straordinari) su base media, con rispetto di pause e riposi.
• Sistema oggettivo e giornaliero: il LUL non registra l’orario di inizio e fine giornata, e molte aziende italiane hanno abbandonato i badge, optando per sistemi di auto-dichiarazione da parte dei dipendenti.

Questo crea una zona grigia: la normativa italiana rispetta lo spirito della Direttiva UE, ma non si è ancora allineata pienamente al principio di tracciabilità “oggettiva e puntuale” stabilito dalla Corte di Giustizia.

Tecnologie per la registrazione dell’orario di lavoro

Molte imprese stanno ricorrendo a strumenti digitali per tracciare l’orario, specialmente nel contesto del lavoro agile.

Le soluzioni adottabili includono:

• App di timbratura digitale con firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ);
• Badge virtuali con accesso tramite dispositivi aziendali;
• Software HR integrati per la rilevazione automatica;
• Foglio Excel o report settimanali autocompilati, con invio firmato digitalmente dal dipendente (molto usato per smart working e ruoli manageriali).

Tuttavia, l’assenza di regole uniformi e vincolanti espone le aziende a rischi: in caso di contenzioso, se il datore non è in grado di dimostrare in modo certo il rispetto dei limiti, potrebbe risultare inadempiente.

Come funziona la registrazione dell’orario di lavoro in Ue

Nel panorama europeo, la registrazione dell’orario di lavoro è ormai considerata un elemento imprescindibile per garantire la tutela dei diritti dei lavoratori e la compliance aziendale. Sebbene ogni Paese abbia adottato approcci diversi, si stanno affermando con chiarezza alcune best practice e una serie di tendenze convergenti.

Tra i Paesi più avanzati sotto il profilo normativo e tecnologico si distinguono Spagna e Grecia.

In Spagna, l’obbligo di registrazione giornaliera dell’orario di lavoro è in vigore dal 2019. Il sistema, applicabile a tutti i dipendenti, impone la tracciatura dell’orario di inizio e fine giornata e prevede la conservazione dei dati per quattro anni, accessibili sia ai lavoratori che agli organi ispettivi. L’inosservanza può comportare sanzioni fino a 7.500 euro per ciascuna violazione. Il sistema è considerato un riferimento europeo per completezza e rigore.

La Grecia, invece, ha introdotto un sistema completamente digitale chiamato Digital Working Time Card, collegato in tempo reale al Ministero del Lavoro. Il sistema impone ai lavoratori di registrare l’orario di inizio e fine della giornata lavorativa tramite dispositivi elettronici, rendendo i dati immediatamente disponibili per i controlli ispettivi. Questa soluzione, sebbene più recente, si configura come una delle implementazioni tecnologicamente più avanzate a livello europeo.

Anche altri Paesi, come Portogallo, Paesi Bassi e Repubblica Ceca, hanno adottato sistemi strutturati e coerenti con le indicazioni della Corte di Giustizia UE, imponendo ai datori di lavoro l’obbligo di registrare non solo la durata, ma anche la distribuzione oraria della prestazione, comprese pause e straordinari.

La Francia adotta invece un approccio più flessibile, senza imporre una forma specifica di tracciamento, ma richiedendo che il sistema adottato sia comunque accurato, verificabile e accessibile in caso di controllo. Anche qui, la responsabilità resta in capo al datore di lavoro, ma l’applicazione pratica varia in base ai diversi regimi contrattuali.

Trend per la registrazione dell’orario di lavoro

Dall’analisi dei sistemi europei emergono con chiarezza tre tendenze principali:

1. Digitalizzazione dei sistemi di rilevazione: molti Paesi stanno introducendo piattaforme elettroniche che permettono la tracciatura automatica e in tempo reale dell’orario di lavoro, con app e badge virtuali. L’obiettivo è semplificare la gestione e aumentare l’affidabilità dei dati.
2. Responsabilità diretta del datore di lavoro: nella maggior parte dei casi, il datore non solo deve mettere a disposizione il sistema, ma è anche tenuto a vigilare sull’effettivo utilizzo e sulla correttezza dei dati registrati. In caso di contenzioso, l’onere della prova ricade su di lui.
3. Accessibilità e archiviazione trasparente: i dati devono essere disponibili per il lavoratore e conservati per un periodo minimo (in media tra i 3 e i 5 anni), anche per consentire verifiche da parte delle autorità competenti.

Perché in Italia serve uno standard normativo

In questo scenario, l’Italia per adesso resta indietro, soprattutto sul piano dell’aggiornamento normativo. Nonostante l’obbligo generalizzato di registrazione delle ore tramite il Libro Unico del Lavoro (LUL), manca una disciplina chiara e conforme ai principi europei sulla misurazione giornaliera e oggettiva dell’orario di lavoro. Come si diceva, molte aziende hanno abbandonato i sistemi di badge in favore dell’auto-dichiarazione da parte dei dipendenti, ma questa prassi potrebbe rivelarsi inadeguata in caso di verifica da parte delle autorità competenti o contenzioso.

Alla luce delle evoluzioni in corso nel resto d’Europa, appare sempre più urgente per l’Italia definire uno standard normativo chiaro, capace di garantire sia la tutela del lavoratore che la certezza giuridica per l’impresa. Nel frattempo, le aziende italiane più virtuose stanno comunque anticipando la riforma, adottando soluzioni digitali affidabili e tracciabili.

Guida pratica per la registrazione dell’orario di lavoro

Ecco come un datore di lavoro può oggi gestire correttamente e in modo compliant la registrazione dell’orario di lavoro:

1. Istituire un sistema oggettivo di rilevazione, preferibilmente digitale, che registri orario di inizio/fine e pause.
2. Garantire l’accessibilità dei dati ai dipendenti, in modo trasparente.
3. Verificare periodicamente i dati raccolti per monitorare eventuali violazioni (es. superamento delle 48 ore settimanali).
4. Adottare policy aziendali chiare che regolino l’orario, le modalità di rilevazione, la possibilità di fare straordinari e le responsabilità.
5. Archiviare i dati in modo sicuro per un tempo adeguato (almeno tre o cinque anni).

Cosa evitare

• Affidarsi esclusivamente all’auto-dichiarazione informale.
• Utilizzare strumenti che non permettono la verifica oggettiva (es. fogli Word senza firma digitale).
• Omettere la registrazione per lavoratori in smart working.
• Non aggiornare il sistema alla luce delle modifiche normative UE.

L’Italia è chiamata a colmare un vuoto normativo importante: la mancanza di una disciplina univoca sulla registrazione giornaliera dell’orario di lavoro, conforme ai criteri europei. In attesa di un intervento legislativo, le aziende dovrebbero anticipare il cambiamento adottando strumenti digitali affidabili, coinvolgendo i lavoratori e documentando con rigore l’orario svolto. Una corretta registrazione non è solo un obbligo giuridico, ma anche una leva strategica per la tutela del benessere, la riduzione del contenzioso e l’efficienza organizzativa.