Cosa sarebbe un commercialista senza software?

Proviamo ad immaginare uno studio senza un gestionale.
Vedremmo registrazioni a mano, scambi infiniti di PDF, scadenzari in Excel, invii telematici frammentati, controllo di gestione quasi impossibile e consulenza “alla cieca”.
In un contesto in cui la fatturazione elettronica è ormai pervasiva ed estesa almeno fino al 31 dicembre 2027 in attesa di future disposizioni UE che potrebbero estenderla ulteriormente, lavorare senza un sistema integrato sarebbe non solo più lento ma anche rischioso per la compliance.

Il nuovo contesto si delinea in immensità digitali e obblighi che non perdonano
L’Italia ha reso obbligatoria la fattura elettronica verso la PA già dal 2015 e ha poi esteso l’obbligo tra privati, con gestione tramite il Sistema di Interscambio. Questo scenario rende il flusso documentale nativamente digitale e ad altissimo volume così da poter serenamente affermare che senza uno strumento digitale, la gestione “manuale” diventerebbe rapidamente …ingestibile.
Il Ministero dell’Economia e Finanza pubblica report periodici sui flussi della e-fattura e l’obbligo generale, prorogato appunto alla fine del 2027, è un segnale inequivocabile che l’impianto resterà stabile nel medio periodo.
Per gli studi dei commercialisti, ciò significa più dati da trattare e meno margini per errori o ritardi.

Con l’automazione quanto lavoro si può davvero eliminare?
Secondo McKinsey fino al 43% del tempo delle attività in finanza e assicurazioni (ambito che comprende bookkeeping e contabilità) è tecnicamente automatizzabile con le attuali tecnologie, considerando poi ulteriori e costanti progressi tecnologici e digitali, il potenziale potrebbe salire fino al 66%. La sintesi è che la raccolta e il processamento dei dati sono le prime attività candidate all’automazione.
Un’analisi sempre di McKinsey dedicata alle funzioni di supporto aziendale stima che il 27% delle attività di finance sia oggi automatizzabile con le tecnologie esistenti (Robotic Process Automation e altre).
Ciò significa, per uno studio professionale, meno data entry, quadrature più rapide, controlli automatici a monte e più tempo da investire in consulenza a valore.
Giusto per fare un esempio numerico di cosa sarebbe la vita in uno studio di commercialisti senza uno strumento digitale prendiamo uno studio con 120 clienti microaziende e PMI. Ipotizziamo 35 fatture al mese per cliente che equivalgono a 4200 documenti al mese. Se consideriamo un tempo medio di registrazione manuale (compresi i controlli di base) di 1 minuto e mezzo per ogni documento arriviamo a 6300 minuti che equivalgono a 105 ore mensili.
Ipotizziamo poi 1 errore ogni 400 registrazioni che porterebbero a circa 10 errori al mese la cui gestione valutiamo in 15 minuti cadauno che sommano di 2,5 ore al mese.
Consideriamo il tempo per gli invii telematici e per il recupero delle ricevute (sessioni Entratel, archiviazione) in 10 ore/mese.
Il complesso porta ad un totale operativo “base” di circa 118 ore/mese solo per l’immissione e gli adempimenti minimi.
Con automazioni diffuse (import bancario, riconciliazioni, compilazioni assistite, invii unificati) si può tagliare dal 30 al 45% del tempo operativo su queste fasi liberando così dalle 35 alle 53 ore/mese da riallocare su consulenza e controllo di gestione.
Benedetta digitalizzazione!!

La digitalizzazione più avanzata è un game changer. L’esempio di Genya
Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ha sviluppato un intero ecosistema digitale che cambia radicalmente il gioco. Modulo per modulo questo sistema tecnologico offre vantaggi concreti e decisivi.
Genya Bilancio dà la possibilità dell’elaborazione del bilancio (anche) in 30 minuti e consente il monitoraggio della performance clienti in tempo reale e l’accesso cloud da qualsiasi dispositivo. Per studi che chiudono decine di bilanci, l’impatto sui picchi stagionali è del tutto evidente.
Genya Dichiarativi offre la possibilità di dichiarazioni in cloud, integrate con contabilità e bilanci con workflow guidato e analisi di performance che velocizzano i passaggi critici di ogni campagna.
Genya Telematici automatizza l’invio e la ricezione di forniture telematiche e archivia dichiarazioni e ricevute (anche multi-anno) in cloud. Aggiorna poi in automatico i moduli di controllo Entratel e offre un cruscotto per scadenze e avanzamento attività. Basta PC “silos” per i telematici.
Genya Studio è un software in cloud per l’efficientamento della gestione dello studio. KPI, rendicontazione automatica dei tempi, dashboard CRM e cruscotti/BI nativi aiutano a tenere sotto controllo marginalità, carichi di lavoro e redditività per ogni cliente.
Genya CFO è stato sviluppato per valutare la situazione economico-finanziaria dei clienti, prevenire la crisi d’impresa e dimostrare l’adeguatezza degli assetti organizzativi richiesti dal Codice della Crisi. Offre, con un’interfaccia semplice e chiara, importazioni, calcoli/previsioni automatiche e collaborazione cloud anche con l’azienda.
Genya per le Aziende (SME) sviluppa una collaborazione studio–impresa senza frizioni. Grazie ad utenze dedicate il cliente può registrare direttamente fatture, incassi e pagamenti. Lo studio sincronizza e trova tutto nel gestionale, con riduzione degli errori e risparmio di tempo lato studio.
Sintetizzando l’ecosistema Genya è un’unica piattaforma cloud per contabilità, bilanci, dichiarativi, invii telematici e controllo dello studio, con moduli che “parlano” tra loro.

Quanto vale tutto questo?
Proviamo a fare un’ipotesi sulla base dello stesso studio ipotizzato più sopra.
Le registrazioni e i controlli di base, gli invii e le ricevute dei telematici, gli errori e le conseguenti rielaborazioni portano ad un ipotetico totale operativo di circa 118 ore mese senza l’utilizzo di software.
La stessa ipotesi con l’utilizzo dei moduli dell’ecosistema Genya porta ad un totale operativo di circa da 64 a 79 h/mese. Il delta che si produce è un risparmio di 39 fino a 54 h/mese
Le riduzioni sono coerenti con i range di automazione tecnica per le attività di raccolta/processing dati indicati da McKinsey e con i plus funzionali di Genya (bilanci rapidi, telematici unificati, KPI/tempi automatici).
Ovviamente si tratta di una simulazione! I risultati reali dipendono da mix clienti, processi interni e adozione del team.

Cosa accadrebbe dunque senza software e in estrema sintesi?
Costi operativi più alti (tempo non fatturabile), rischio errori in crescita e minore scalabilità nei picchi (dichiarazioni, bilanci), telematici frammentati e maggiore esposizione a scadenze mancate, limitata possibilità di consulenza, infatti senza KPI, BI e strumenti predittivi, è difficile passare dal “tenere i conti” al guidare il cliente (prevenzione crisi, budget, rating interno).
Per concludere risulterebbe anche una compliance molto più fragile in un quadro in cui l’obbligo di e-fattura è strutturale.
Dunque ancora una volta, benedetta sia la digitalizzazione.