con il Decreto fiscale stop ai contanti

Dal 18 giugno 2025 i rimborsi spese di vitto, alloggio e viaggi per professionisti e lavoratori autonomi valgono solo con pagamenti tracciabili (carta, bancomat o bonifico).

Hai una partita IVA? Allora c’è una novità che ti riguarda da vicino: da quest’estate i rimborsi spese non funzionano più come prima. Con il Decreto fiscale (D.L. n. 84/2025), entrato in vigore il 18 giugno, professionisti e lavoratori autonomi possono ottenere il rimborso delle spese anticipate e sostenute per conto dei clienti – viaggi, pranzi, hotel, taxi, NCC e altri costi di trasferta – solo se vengono pagate con strumenti tracciabili. Altrimenti quei soldi vengono considerati come reddito imponibile e ci paghi le tasse.

La nuova regola – che ha effetto per l’intera annualità d’imposta 2025 e le successive – non vale solo per i rimborsi: anche le spese che decidi di non addebitare al cliente, e che vuoi portare in deduzione dai redditi, devono essere state saldate con carta, bancomat o bonifico. Insomma, si tratta di un vero e proprio stop ai contanti: se li usi per pagare le spese che sostieni per conto dei tuoi clienti, non avrai né rimborsi né deduzioni.

È un cambiamento che segna un nuovo giro di vite contro l’evasione e che rischia di avere un impatto concreto su chi lavora ogni giorno con trasferte, ricevute e note spese. Adesso vediamo più da vicino come funziona il meccanismo.

Cosa cambia in pratica?

Con l’entrata in vigore del Decreto-Legge n. 84 del 17 giugno 2025, il legislatore ha introdotto nuove regole in materia di rimborso spese e deducibilità dei costi per professionisti e lavoratori autonomi.

La novità principale (che era già stata anticipata nella legge di Bilancio di inizio anno, quindi non si tratta di una sorpresa assoluta) riguarda l’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (carte, bonifici, assegni) per poter escludere i rimborsi dal reddito imponibile o per poter dedurre i relativi costi in dichiarazione.

Le conseguenze sono evidenti: il mancato utilizzo di pagamenti tracciabili comporterà l’impossibilità di far valere fiscalmente il rimborso e di dedurre il costo in futuro. Di fatto, la spesa rimarrà a carico del professionista o lavoratore autonomo con partita IVA, e oltretutto chi usa i contanti rischia vedersi tassato il rimborso ottenuto dal cliente (che ha pagato la fattura della prestazione incorporando anche queste voci di rimborso spese) come fosse reddito imponibile a tutti gli effetti.

L’obbligo si applica alle spese sostenute in Italia a partire dal 18 giugno 2025, mentre per le spese fatte all’estero continua a valere la disciplina previgente, quindi, ad esempio, un soggiorno in Francia potrà essere fiscalmente deducibile anche se pagato in contanti (a condizione, ovviamente, di avere la documentazione giustificativa della spesa).

Le nuove regole in dettaglio

Con il D.L. n. 84/2025, ora definitivamente convertito in Legge n.108/2025 (pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 1° agosto 2025) il Fisco introduce un giro di vite importante per professionisti e lavoratori autonomi. La regola tradizionale – secondo cui i rimborsi spese non concorrono a formare il reddito imponibile del titolare di partita IVA – viene ora subordinata all’uso di mezzi di pagamento tracciabili. Perciò. se il pagamento è in contanti, il rimborso entra a far parte del reddito imponibile.

Ecco le novità principalim introdotte dal D.L. n. 84/2025 e confermate dalla Legge di conversione, per professionisti, lavoratori autonomi e titolari di partita IVA in genere, come consulenti e freelance:

• rimborsi spese analitici (in Italia): vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono al reddito solo se pagati con mezzi tracciabili;

• spese non rimborsate: anch’esse, per essere deducibili in dichiarazione, devono essere saldate con strumenti tracciabili;

• spese di rappresentanza: rimangono deducibili entro l’1% dei compensi percepiti, ma solo se pagate in modo tracciabile, a prescindere dal luogo in cui sono state sostenute (quindi anche all’estero);

• spese sostenute all’estero: l’obbligo di tracciabilità non si applica, quindi restano deducibili e rimborsabili anche se pagate in contanti.

È importante sottolineare che tutte queste modifiche si applicano (come previsto dalla L. n. 207/2024) a partire dall’anno d’imposta 2025, nel caso delle spese di rappresentanza e delle spese dirette (vitto, alloggio, viaggi per incarichi propri o conferiti ad altri colleghi professionisti o lavoratori autonomi, ecc.), dalla data dell’entrata in vigore del Decreto fiscale (18 giugno 2025). C’è quindi un effetto immediato.

Richiami normativi

Il Decreto-Legge 17 giugno 2025, n. 84 (cd. Decreto Fiscale), entrato in vigore il 18 giugno 2025, ha modificato la disciplina dei rimborsi spese e delle deduzioni fiscali per i lavoratori autonomi contenuta nell’art. 54 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), in particolare inserendo un obbligo di tracciabilità dei pagamenti per questa categoria, in coerenza con quanto già previsto per le imprese e i lavoratori dipendenti.

In particolare, sono stati inseriti nuovi commi per ampliare questo obbligo di tracciabilità: il comma 2-bis dell’art. 54 TUIR adesso prevede che – in deroga al criterio generale dell’irrilevanza reddituale dei rimborsi addebitati al cliente in modo analitico – le spese debbano essere sostenute dal professionista con strumenti di pagamento tracciabili.

Allo stesso modo, e specularmente, il nuovo comma 5-bis dell’articolo 54 ter del TUIR esclude la deducibilità delle spese non rimborsate dal cliente al professionista (e che quest’ultimo “recupera” in dichiarazione dei redditi per farli valere come costi, anziché come reddito imponibile) per le stesse voci (vitto, alloggio e viaggio con autoservizi pubblici non di linea, sostenute nel territorio dello Stato), se non sono state pagate con mezzi tracciabili.

Come detto prima, invece, restano ferme le regole generali per le spese di rappresentanza, disciplinate dall’art. 54, comma 5, TUIR, che stabilisce il limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Ora, però, la deducibilità è subordinata all’uso di strumenti di pagamento tracciabili.

In ogni caso, vige sempre il fondamentale principio della inerenza delle spese (art. 109, comma 5, TUIR), che devono essere effettivamente collegate all’attività professionale per poter essere rimborsate o dedotte.

Vademecum pratico per professionisti e autonomi

1. Conserva sempre la ricevuta del pagamento: scontrino, fattura o ricevuta elettronica collegata al pagamento tracciabile (carta, bancomat, bonifico).

2. Evita i contanti per spese in Italia: se usi i contanti, il rimborso diventa reddito tassabile e la spesa non è deducibile.

3. Nota spese chiara e completa: specifica data, tipologia di spesa (vitto, alloggio, trasporto), importo e mezzo di pagamento usato.

4. Spese di rappresentanza: deducibili entro l’1% dei compensi annui, ma solo con pagamenti tracciabili, anche all’estero.

5. Spese sostenute all’estero: restano deducibili e rimborsabili anche se pagate in contanti, purché documentate.

6. Incarichi conferiti ad altri autonomi: se paghi un collega per conto del cliente, la fattura e il relativo pagamento devono essere tracciabili per evitare che il rimborso diventi reddito.

7. Archiviazione digitale consigliata: conserva copie elettroniche delle ricevute per facilitare eventuali controlli dell’Agenzia delle Entrate.