Fatturazione elettronica in Europa e nel mondo, come essere compliant

Il mercato della gestione digitale dei documenti aziendali ha registrato una crescita significativa negli ultimi anni, raggiungendo un valore di 2,3 miliardi di euro nel 2024, con un incremento del 13% rispetto al 2021. Questo dato evidenzia l’importanza crescente della digitalizzazione dei processi, in particolare in ambito di fatturazione elettronica: non si tratta dunque più di una scelta, ma di una necessità per le aziende che vogliono ridurre i costi operativi, migliorare l’efficienza e garantire la trasparenza nelle transazioni fiscali.

Secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, autore del dato, uno degli ambiti principali di crescita è lo scambio elettronico di documenti con i partner di business, voce che include tecnologie come l’Edi (Electronic Data Interchange) e la Pec (Posta Elettronica Certificata), utilizzato oggi dal 39% delle imprese italiane. Nonostante questa espansione, il panorama europeo è ancora caratterizzato da una certa disomogeneità: i vari Paesi adottano infatti approcci diversi per l’implementazione della fatturazione elettronica, e questo influisce in modo decisivo sulle modalità di digitalizzazione dei processi. La necessità di un quadro normativo europeo armonizzato è dunque più che mai urgente.

Come sottolinea Domenico Ieno, Business Consultant di Siav, “la fatturazione elettronica in Europa sta evolvendo a macchia di leopardo. Sebbene l’Unione Europea stia cercando di dare linee guida comuni, i singoli Paesi stanno proseguendo con i propri tempi e modalità”. Questo scenario presenta una sfida significativa, non solo per le piccole e medie imprese, ma anche per le grandi aziende che operano in scenari internazionali e devono rispettare normative locali che, pur essendo simili, non sono sempre del tutto omogenee.

Riforma Vida: verso l’interoperabilità digitale 

L’introduzione di iniziative come la riforma Vida (Vat in the Digital Age) rappresenta uno degli sforzi principali per cercare di superare la frammentazione e favorire l’interoperabilità tra i Paesi dell’Unione Europea. L’obiettivo è quello di creare una piattaforma comune che permetta alle aziende di emettere e ricevere fatture elettroniche in modo sicuro e conforme, garantendo trasparenza fiscale e tracciabilità delle transazioni. Tuttavia, la riforma è ancora in fase di attuazione e l’adozione uniforme della fatturazione elettronica in Europa è ancora lontana.

“In Italia abbiamo il Sistema di Interscambio (SdI), che centralizza il processo di fatturazione elettronica, ma molti altri Paesi stanno seguendo strade diverse”, spiega Ieno. Questo approccio variegato rende più complesso il panorama della fatturazione elettronica per le aziende che operano su più mercati, poiché devono adattarsi a sistemi e normative locali che possono differire notevolmente.

Novità legislative al 2025: cosa cambia per le aziende

Il 2025 rappresenta un anno cruciale per la fatturazione elettronica in Europa, con l’estensione dell’obbligo di emettere fatture elettroniche per tutte le operazioni B2B in numerosi Paesi, tra cui Germania, Spagna, Slovacchia, Danimarca e Romania. Tuttavia, la diversità nelle tempistiche e nei modelli di adozione tra i vari Stati membri continua a generare un contesto in cui le aziende devono affrontare una forte incertezza normativa e adottare strategie flessibili per garantire la conformità ai nuovi obblighi.

Fatturazione elettronica obbligatoria: i nuovi Paesi coinvolti 

Dal 2025, diversi Paesi europei introdurranno nuovi obblighi di fatturazione elettronica. In particolare, la Spagna completerà l’implementazione dell’obbligo già avviato nel luglio 2024, estendendolo a tutte le imprese. Slovacchia, Danimarca e Romania introdurranno l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le operazioni B2B e B2G a partire dal 1° gennaio. Serbia, paese extra-UE ma rilevante dal punto di vista commerciale, renderà obbligatoria la fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2B sempre dal gennaio 2025.
Nel 2026, l’obbligo si estenderà ulteriormente ad altri Paesi europei, tra cui Belgio, Croazia, Francia, Polonia e Lettonia. In Belgio, l’obbligo entrerà in vigore il 1° gennaio 2026, applicandosi a tutte le imprese registrate ai fini IVA, comprese quelle non residenti con una stabile organizzazione IVA. La Francia adotterà un approccio graduale: dal 1° settembre 2026 tutte le imprese dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche conformi, mentre l’obbligo di emissione sarà introdotto in due fasi, in base alla dimensione delle imprese. In Polonia, l’obbligo di fatturazione elettronica tramite il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF) entrerà in vigore dal 1° febbraio 2026, con una possibile proroga al 1° gennaio 2027 per i piccoli contribuenti esenti da IVA.

Fatturazione elettronica in Germania: fasi e scadenze 

In ambito Ue emerge in particolare il caso della Germania, che dal 1° gennaio 2025 introdurrà l’obbligo di ricezione di fatture elettroniche conformi allo standard europeo EN 16931 per tutte le transazioni B2B e B2G, segnando un passo significativo verso la digitalizzazione fiscale. Tuttavia, l’emissione delle fatture elettroniche diventerà obbligatoria solo dal 1° gennaio 2027 per le imprese con un fatturato annuo superiore a 800.000 euro, estendendosi successivamente a tutte le aziende, indipendentemente dal fatturato, dal 1° gennaio 2028. A differenza dell’Italia, la Germania non ha un ente centralizzato che gestisce la fatturazione elettronica. “Lì non esiste un sistema come il nostro SdI, dove una fattura non conforme viene rifiutata in tempo reale. Le aziende – spiega Ieno – devono quindi affrontare il problema in modo differente, mettendosi nelle condizioni di poter garantire autonomamente la conformità alle normative”.

Fatturazione elettronica nel mondo: l’obbligo di e-invoicing B2B

L’obbligo di fatturazione elettronica B2B si estenderà nel 2025 ben oltre i confini europei, coinvolgendo diversi Paesi con modelli e approcci molto differenti. In Medio Oriente, l’Arabia Saudita sta implementando in maniera graduale un sistema di fatturazione elettronica obbligatoria, fissando specifiche scadenze nel corso dell’anno per le imprese con fatturato elevato. Nel continente asiatico, la Malesia ha invece previsto l’introduzione progressiva della fatturazione elettronica sin dal 2024, partendo dalle grandi imprese e completando il processo nel 2025. Analogamente, Israele ha stabilito che, dal 2025, le fatture di importo inferiore a 25.000 NIS saranno progressivamente incluse nell’obbligo di fatturazione elettronica, dopo una prima fase già iniziata nel 2024.

In America Latina, intanto, Paraguay e Repubblica Dominicana introdurranno nel corso del 2025 l’obbligatorietà della fatturazione elettronica per le aziende medio-grandi, consolidando così un trend già avviato da altri Paesi della regione. Anche Singapore, pur non prevedendo ancora un obbligo generalizzato, ha incentivato fortemente la transizione digitale, aprendo già nel 2025 alla fatturazione elettronica volontaria per le aziende registrate Gst.

Il caso degli Emirati Arabi Uniti: un modello di adozione 

In questo scenario, anche gli Emirati Arabi Uniti stanno compiendo un passo significativo verso la digitalizzazione fiscale: con l’introduzione obbligatoria della fatturazione elettronica per tutte le transazioni Business-to-Business (B2B) e Business-to-Government (B2G) a partire da luglio 2026. Il sistema si basa sul modello decentralizzato “Five-Corner” ispirato al framework Peppol, che prevede l’interazione tra cinque attori principali: il fornitore, il cliente, due fornitori di servizi accreditati e l’autorità fiscale. Questo modello consente lo scambio sicuro e standardizzato delle fatture elettroniche, garantendo la conformità alle normative locali e internazionali.

Come Siav supporta le aziende nella gestione della fatturazione elettronica

Nel contesto di un panorama normativo in così continua e variegata evoluzione, la vision Siav mette al centro “soluzioni progettate per essere flessibili, scalabili e facilmente adattabili alle normative locali”, consentendo alle imprese di operare in più Paesi senza dover affrontare complessi e costosi cambiamenti nei loro sistemi gestionali.

“Le nostre piattaforme sono progettate proprio per garantire la massima resilienza e adattabilità”, afferma il Business Consultant Domenico Ieno. “Siamo consapevoli che ogni Paese ha le proprie peculiarità: integrarsi facilmente con i sistemi aziendali esistenti, senza necessità di modifiche strutturali, diventa quindi essenziale”.

Una soluzione basata su cloud: flessibilità e scalabilità 

Per rispondere a queste sfide Siav ha scelto di ricorrere alla tecnologia cloud, che offre numerosi vantaggi, tra cui la possibilità di ridurre i costi operativi e di aumentare la scalabilità. La “nuvola” permette alle aziende di accedere a una piattaforma sempre aggiornata, senza dover affrontare i costi di manutenzione delle infrastrutture IT tradizionali. Risultato: “Le nostre soluzioni – spiega Ieno – sono progettate per funzionare senza interruzioni, sia che l’azienda operi a livello nazionale, sia che abbia una presenza internazionale”.

Massima resilienza e adattabilità alle normative locali 

È dunque questo il segreto per assumere un atteggiamento costantemente compliant in uno scenario così complesso? Siav fa presente che – proprio grazie al cloud – le soluzioni permettono di rimanere sempre conformi alle normative locali. “Quando un cliente cambia Paese o si trova ad affrontare nuove normative, la nostra piattaforma è pronta a gestire la transizione senza interruzioni nel flusso di fatturazione,” aggiunge il Business Consultant. Questo approccio proattivo riduce i rischi e semplifica il processo di aggiornamento normativo.

Ma non solo. Le aziende che operano in diversi Paesi si trovano costantemente a dover gestire normative locali che variano in termini di formato, modalità di trasmissione e archiviazione delle fatture elettroniche. Soluzioni progettate per garantire un’alta resilienza, come quelle di Siav, sono in grado di adattarsi facilmente a queste differenze, evitando la necessità di personalizzare continuamente i sistemi aziendali preesistenti. “Abbiamo reso le nostre soluzioni estremamente flessibili”, afferma Ieno. “Nel concreto, accettiamo vari formati di fatturazione e traduciamo i dati nelle specifiche richieste dai singoli Paesi, minimizzando i costi di investimento man mano che i singoli stati attivano le loro normative interne”.

Gestione proattiva della compliance: affrontare i rischi in modo strategico 

Affidarsi a una buona soluzione tecnologica, tuttavia, non basta. Serve anche un’evoluzione in termini di mindset: “Le aziende che affrontano la fatturazione elettronica in modo reattivo, agendo solo quando necessario, rischiano di compromettere la continuità del business e incorrere in sanzioni per non conformità”, sottolinea Ieno. “È essenziale quindi un approccio strategico e proattivo, che preveda una preparazione adeguata e tempestiva”. Il supporto di un consulente che si erga a baluardo, aiutando le aziende a pianificare con anticipo i cambiamenti normativi ed evitando discontinuità nel flusso di fatturazione, è il tassello chiave che può cambiare le carte in tavola.

L’approccio di Siav privilegia soluzioni resilienti, ad alto livello e capaci di adattarsi rapidamente alle evoluzioni normative: “Il rischio maggiore è scegliere strumenti eccessivamente customizzati e vincolati a sistemi legacy, come i gestionali tradizionali – chiarisce il Business Consultant -. Affidarsi ad approcci centralizzati e demandare a piattaforme specializzate i necessari adeguamenti è invece una mossa molto lungimirante, che può letteralmente fare la differenza”.

Intelligenza artificiale per ottimizzare la fatturazione elettronica 

La vision messa in campo da Siav però non si esaurisce qui. L’azienda è già da tempo al lavoro per integrare l’intelligenza artificiale nelle sue piattaforme, puntando a un futuro in cui la gestione documentale e la fatturazione elettronica saranno fortemente automatizzate e resilienti.

“Le soluzioni basate su machine learning permettono ad esempio di automatizzare il riconoscimento, la classificazione e l’elaborazione dei documenti, aumentando significativamente l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani”, fa notare ancora Ieno.

Se quindi è facile immaginare come inevitabile un’applicazione sempre più robusta e diffusa dell’intelligenza artificiale – probabilmente il vero punto di svolta per una gestione efficiente, agile e sostenibile della fatturazione elettronica del futuro -, le aziende possono intanto muoversi fin da subito per non farsi trovare impreparate. “Un consiglio? Approfittare del momento per sfruttare al meglio l’AI e ottimizzare quello che ancora non è completamente digitale -, conclude il Business Consultant di Siav -. Su questo fronte la nostra idea è chiara: la strategia giusta sta qui”.

Articolo realizzato in partnership con Siav