diffusione a livello nazionale degli standard per i dati contabili digitali

La Cina sta mettendo in atto l’applicazione a livello nazionale degli standard per i dati contabili dei giustificativi elettronici, per promuovere un’elaborazione finanziaria strutturata e senza supporto cartaceo. Questo articolo illustra il contesto, le linee guida per l’implementazione, le implicazioni per le aziende e il modo in cui si inserisce nella più ampia tendenza alla digitalizzazione della contabilità e delle imposte in Cina.

Il 19 maggio 2025, il Ministero delle Finanze cinese (MOF), insieme ad altri otto enti governativi, ha emanato l’Avviso sulla promozione dell’applicazione degli standard per i dati contabili dei giustificativi elettronici (Cai Kuai [2025] n. 9), segnando una spinta a livello nazionale all’adozione della standardizzazione dei dati contabili digitali. Questa iniziativa mira ad accelerare la trasformazione digitale delle pratiche contabili e fiscali aziendali, basandosi sui programmi pilota lanciati con successo dal 2022.

Gli standard contabili digitali sono stati inizialmente sperimentati per affrontare problemi di lunga data come le difficoltà nel ricevere, rimborsare e prenotare vari tipi di documenti elettronici. Implementati congiuntamente dal MOF, dalla State Taxation Administration (STA), dalla People’s Bank of China, dalla National Archives Administration e da diversi altri enti, i programmi pilota hanno dimostrato l’efficacia degli standard, colmando in ultima analisi l’”ultimo miglio” nel rimborso, nella prenotazione e nell’archiviazione dei documenti elettronici.

Con l’implementazione a livello nazionale, il Governo cinese dimostra un ulteriore impegno in tema di digitalizzazione della contabilità e di elaborazione senza supporto cartaceo, inaugurando nuove aspettative e opportunità di conformità per le aziende di tutti i settori.

In questo articolo, spieghiamo perché il Governo cinese stia promuovendo l’applicazione a livello nazionale degli standard di dati contabili digitali, quali misure verranno adottate dalle imprese e il più ampio background della digitalizzazione della contabilità in Cina.

Perché promuovere gli standard di contabilità dei giustificativi elettronici?

Per molte aziende in Cina, la gestione dei giustificativi elettronici (e-giustificativi) è stata a lungo fonte di inefficienza e frustrazione. Anche se un numero sempre maggiore di transazioni sta volgendo al digitale, le aziende spesso devono ancora affrontare ostacoli quando cercano di ricevere, rimborsare, prenotare o archiviare fatture e ricevute elettroniche. Formati diversi, strutture di dati incoerenti e problemi di compatibilità del sistema fanno sì che il personale amministrativo dedichi troppo tempo al lavoro manuale e alla correzione degli errori.

Riconoscendo questi punti deboli, la promozione a livello nazionale degli standard dei dati contabili dei giustificativi elettronici rappresenta un passo significativo e strategico nel percorso di digitalizzazione finanziaria della Cina. Questi standard forniscono specifiche tecniche unificate e un formato di dati strutturati, che supporta formati come XML e XBRL, consentendo di ricevere, verificare, rimborsare, prenotare e archiviare senza problemi i giustificativi elettronici senza conversione. Da questo derivano importanti implicazioni per le aziende:

• In primo luogo, gli standard supportano la trasformazione digitale delle funzioni contabili consentendo l’applicazione paper-free dell’intero processo dei giustificativi elettronici. Questo cambiamento aiuta ad evitare le attività manuali e ripetitive da parte degli addetti contabili, consentendo loro di concentrarsi su lavori di maggior valore come l’analisi finanziaria e la pianificazione strategica. I dati strutturati dei giustificativi elettronici sono strettamente allineati con l’evoluzione dell’economia digitale.
• In secondo luogo, promuovono uno sviluppo ecologico (con la riduzione di stampe, archiviazione fisica e movimentazione manuale e le basse emissioni di carbonio) e la riduzione dei costi operativi in tutti i settori con il supporto di pratiche aziendali più sostenibili. Una maggiore integrazione dei dati migliora anche l’allocazione delle risorse e la produttività consentendo l’analisi avanzata dei dati.
• In terzo luogo, tali norme contribuiscono a rafforzare la governance finanziaria. Con una base di dati strutturata, verificabile e a prova di manomissione, il sistema migliora l’autenticità e l’affidabilità delle informazioni contabili. Ciò contribuisce a prevenire alla fonte le frodi finanziarie e a migliorare la trasparenza delle operazioni finanziarie, tutelando così l’ordine economico e sociale in generale.
• Infine, e forse in termini più pratici, gli standard rispondono direttamente alle difficoltà operative affrontate dalle strutture locali e dal personale amministrativo, vale a dire i ben noti problemi di “difficoltà di ricezione, di rimborso, di prenotazione e di archiviazione”. Con l’adozione di un approccio standardizzato e digital-first, le organizzazioni possono semplificare l’elaborazione dei giustificativi e migliorare significativamente l’esperienza utente sia per il personale amministrativo che per quello finanziario.

In breve, la spinta verso la standardizzazione dei dati dei giustificativi elettronici non è un semplice aggiornamento tecnico: è una soluzione mirata alle sfide del mondo reale che sblocca l’efficienza, la fiducia e l’inclusività nel panorama della finanza digitale cinese in continua evoluzione.

In che modo le aziende devono applicare gli standard di contabilità dei giustificativi elettronici?

Sebbene l’applicazione degli standard di contabilità dei dati dei giustificativi elettronici sia attualmente volontaria, essa comporta una revisione completa del modo in cui i giustificativi vengono elaborati, che riguarda il rimborso, la contabilità e l’archiviazione. Ciò significa che, prima di procedere, le organizzazioni devono valutare la loro preparazione digitale. Il Cai Kuai [2025] n. 9 incoraggia un approccio graduale e flessibile, riconoscendo che le organizzazioni differiscono in modo significativo per dimensioni, complessità e maturità IT:

• Grandi e medie imprese con sistemi digitali solidi: le aziende già dotate di piattaforme di rimborso, sistemi contabili e strumenti di archiviazione elettronica sono nella posizione migliore per muoversi rapidamente. Queste aziende possono connettersi direttamente alle piattaforme che emettono o distribuiscono i giustificativi elettronici, acquistarli attraverso canali centralizzati o ad hoc e utilizzare il toolkit gratuito del MOF o i propri strumenti personalizzati per adattare i sistemi esistenti. Ciò consente un’elaborazione digitale completa, standardizzata, automatizzata e senza l’utilizzo di carta.
• Enti governativi e istituzioni pubbliche digitalmente maturi: gli enti amministrativi e pubblici con solidi sistemi finanziari possono seguire un approccio simile. Per coloro che utilizzano sistemi integrati di gestione del budget, il percorso consigliato prevede il collegamento di queste piattaforme a fornitori di servizi di giustificativi elettronici che soddisfino gli standard. Questa configurazione consente l’elaborazione centralizzata e in blocco dei giustificativi in linea con il formato dei dati e il flusso di lavoro richiesti.
• Piccole e microimprese con capacità digitali limitate: per le piccole imprese che non dispongono di risorse informatiche interne o non gestiscono grandi volumi di giustificativi, il Cai Kuai [2025] n. 9 offre un’alternativa pratica: l’outsourcing. Le aziende possono delegare una o più fasi del processo a piattaforme di terze parti che già rispettano gli standard con la garanzia di una gestione contabile completamente digitale e standardizzata.
• Organizzazioni non profit, sindacati e collettivi rurali: per queste organizzazioni è prevista l’adozione di un approccio graduale e personalizzato in base alle esigenze contabili e alla preparazione in materia digitale. Che si tratti di seguire il percorso dell’impresa o del settore pubblico, è necessario puntare a un progresso costante verso l’elaborazione completamente digitale dei giustificativi.

Quali sono i tipi di giustificativi elettronici attualmente supportati?

L’attuale ambito di applicazione degli standard cinesi per la contabilizzazione dei giustificativi elettronici copre un’ampia gamma di documenti elettronici di uso comune, che consente un’elaborazione digitale senza soluzione di continuità in vari settori e industrie.

I giustificativi supportati includono:

• Fatture digitali in formato XML, incluse fatture speciali e generali con IVA, biglietti elettronici aerei e ferroviari.
• Fatture in formato OFD integrate con XBRL, che includono alcuni tipi di biglietti elettronici aerei e ferroviari.
• Ricevute elettroniche emesse dal Governo in formato PDF incorporate con XML, come le ricevute fiscali elettroniche utilizzate dagli enti pubblici.
• Documenti di pagamento non fiscali in formato PDF incorporate con XBRL, tipicamente utilizzate in contesti di finanza pubblica e normativa.
• Buoni di pagamento in formato PDF o OFD incorporati con XML, utilizzati per i pagamenti centralizzati della tesoreria.
• Conferme di transazioni bancarie in formato OFD e dichiarazioni di riconciliazione bancaria integrate con XBRL, che facilitano le interazioni digitali con le banche.

Questo supporto getta le basi per una vera elaborazione digitale end-to-end, dalla ricezione dei giustificativi al rimborso, alla contabilità e all’archiviazione, senza la necessità di conversioni di formato.

E per quanto riguarda gli altri tipi di giustificativi?

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Al momento non sono inclusi tutti i tipi di giustificativi. Per ora, l’attenzione si concentra sui giustificativi più frequenti e ad alta domanda utilizzati nelle imprese e nella finanza pubblica. Tuttavia, il MOF e le autorità collegate prevedono di estendere gradualmente la copertura. I giustificativi elettronici, ampiamente utilizzati e fondamentali per i processi di rimborso e contabilità, avranno la priorità.

Le aziende dovranno monitorare gli aggiornamenti del MOF, che continuerà ad emanare nuovi standard tecnici, guide applicative e strumenti man mano che saranno integrati nel contesto più tipi di giustificativi.

Quali sono i requisiti per i fornitori di software di contabilità?

Per supportare l’implementazione a livello nazionale degli standard di dati contabili dei giustificativi elettronici, il Cai Kuai [2025] n. 9 richiede che i fornitori di software di contabilità debbano seguire rigorosamente due nuovi documenti normativi:

• Standard di lavoro per l’informatizzazione contabile (Cai Kuai [2024] n. 11)
• Standard funzionali di base e di servizi per il software di contabilità (Cai Kuai [2024] n. 12)

Entrambe le normative sono entrate in vigore il 1° gennaio 2025 e insieme stabiliscono una linea tecnica e di conformità di base per gli sviluppatori di software e i fornitori di servizi.

Per soddisfare i requisiti degli standard di dati dei giustificativi elettronici, i fornitori di software sono tenuti ad aggiornare e migliorare i loro prodotti entro tre anni dalla data di entrata in vigore. Ciò include la garanzia che i loro sistemi possano supportare la gestione digitale dell’intero processo dei giustificativi elettronici, dalla ricezione e verifica al rimborso, alla prenotazione e all’archiviazione, senza la necessità di conversione manuale.

Questi requisiti garantiscono che i fornitori di software forniscano strumenti sicuri, interoperabili e conformi agli standard, che aiutino le aziende e gli enti governativi a passare a un ambiente di contabilità completamente digitale. Le aziende che utilizzano software conformi non solo saranno in grado di soddisfare le aspettative normative, ma beneficeranno anche di una maggiore efficienza, integrità dei dati e disponibilità all’audit.

Il quadro generale: l’accelerazione della spinta della Cina verso la digitalizzazione fiscale e contabile

La promozione degli standard elettronici per i dati contabili dei giustificativi fa parte di uno sforzo più ampio della Cina per digitalizzare il suo ecosistema fiscale e contabile. Negli ultimi anni, le autorità hanno attuato una serie di riforme volte a modernizzare la gestione finanziaria, migliorare la trasparenza dei dati e potenziare la supervisione normativa sia nel settore pubblico che in quello privato:

• Amministrazione fiscale intelligente (STA): la STA ha compiuto progressi sostanziali nella creazione di un sistema integrato di fatturazione elettronica (e-fapiao), utilizzando formati di dati strutturati e report in tempo reale per ridurre le frodi, rafforzare la conformità e semplificare i processi di dichiarazione dei redditi.

• Sistemi di contabilità elettronica: si prevede che le aziende passino sempre più da una contabilità manuale frammentata a sistemi digitali che consentano una perfetta integrazione tra le operazioni aziendali, la contabilità e le funzioni fiscali. Gli standard dei giustificativi elettronici supportano ulteriormente questa integrazione fornendo un formato uniforme per l’elaborazione dei documenti originali.
• Archivi elettronici obbligatori: con le normative che riconoscono sempre più i formati digitali come legalmente validi, sia le agenzie governative che le aziende si stanno muovendo verso l’archiviazione elettronica dei documenti contabili, riducendo gli oneri di archiviazione fisica e migliorando la tracciabilità.
• Controllo basato sui dati e controllo del rischio: gli organismi di regolamentazione sfruttano l’analisi dei big data e l’intelligenza artificiale per monitorare le attività finanziarie in modo più efficiente. I dati contabili standardizzati e leggibili dalla macchina consentono alle autorità fiscali e finanziarie di condurre valutazioni del rischio più precise e tempestive.

Per le imprese che operano in Cina, questi sviluppi sottolineano la necessità di valutare la contabilità non solo in termini di conformità, ma come una competenza strategica. Le aziende che si adattano tempestivamente aggiornando i sistemi, digitalizzando i flussi di lavoro e allineandosi agli standard nazionali dei dati possono aspettarsi minori rischi di conformità, maggiore efficienza operativa, controlli interni più solidi e preparazione all’audit oltre ad una migliore integrazione tra le unità finanziarie, fiscali e aziendali.