Travel security: come gestire e prevenire i rischi nei viaggi d’affari

L’importanza della travel security nei viaggi aziendali

Questo dato ci consente di parlare, senza timore di smentita, di “guerra diffusa”, attiva in numerose aree del pianeta, che vede il coinvolgimento di eserciti regolari e irregolari e che si svolge con diverse modalità e su più livelli.

È questo il contesto nel quale è chiamato oggi a operare il Business Travel Manager, figura sempre più centrale nelle aziende pubbliche e private, che si trova a fare i conti con un cambiamento epocale.
La business travel infatti, non è più un’attività standard, con processi regolari e duraturi nel tempo, ma un’operazione ad alto rischio che richiede preparazione, tecnologia, competenze e aggiornamento continuo. Ogni viaggio deve essere trattato come una micro-missione con una strategia di intelligence, di protezione e una sempre più efficiente metodologia di risposta alle eventuali crisi.

La business travel, insomma, non può più prescindere dalla Travel Security.

Analisi geopolitica e mappatura dei rischi prima del viaggio

Proviamo dunque a fornire gli strumenti utili a chi si occupa di gestire la Business Travel, mettendo in fila gli elementi da non trascurare se si vuole garantire la sicurezza delle proprie persone in viaggio.

• Mappatura dei rischi Paese per Paese (instabilità politica, terrorismo, cyberwarfare, criminalità organizzata, proteste); questa attività rappresenta una fase propedeutica fondamentale nella pianificazione di viaggi aziendali in contesti geopoliticamente instabili, perché consente di identificare i principali fattori di rischio che potrebbero influire sulla sicurezza dei viaggiatori e sull’efficacia delle operazioni.

La mappatura dei rischi non è solo uno strumento di prevenzione, ma un elemento chiave per garantire la sicurezza e il successo di missioni aziendali in contesti complessi. Affrontare questa attività con metodo e professionalità permette di minimizzare i rischi e di massimizzare la resilienza operativa.

• Utilizzo di fonti OSINT, intelligence private o partnership con agenzie di sicurezza specializzate; Per svolgere un’analisi OSINT su un Paese, è essenziale raccogliere informazioni da fonti aperte come notizie, rapporti governativi, social media e database pubblici. Analizzare la stabilità politica, i rischi sociali e geografici, e le minacce potenziali come terrorismo o criminalità. Organizzare i dati raccolti in report strutturati per identificare zone ad alto rischio e sviluppare strategie di mitigazione. Validare le informazioni confrontandole con più fonti per garantirne l’affidabilità.

• Costante aggiornamento su escalation o evoluzioni dei conflitti; per monitorare escalation o evoluzioni di conflitti, è utile utilizzare strumenti di monitoraggio in tempo reale, come piattaforme di intelligence e applicazioni di geofencing. Organizzare i dati raccolti in report sintetici consente di agire tempestivamente.
• Piani di viaggio dinamici che tengano in considerazione di adottare una pianificazione flessibile del viaggio, con la possibilità di avere: itinerari alternativi, scali multipli se rendono maggiormente safe il viaggio, exit strategy in caso si verifichino eventi avversi nel corso del viaggio.
• Esclusione di aree ad alto rischio o marginali, anche se solo di transito, se non assolutamente indispensabile (si pensi allo svolgimento della professione giornalistica).
• Utilizzo di strumenti di geofencing e tracciamento per modificare rotte in tempo reale.

Gli strumenti di geofencing e tracciamento permettono di monitorare la posizione di un viaggiatore in tempo reale, stabilendo confini virtuali per inviare avvisi o modificare percorsi in caso di pericolo o cambiamenti imprevisti.

Travel policy aziendale e comunicazione strutturata

Per garantire viaggi sicuri ed efficaci, è fondamentale che ogni organizzazione definisca una travel policy aziendale chiara e aggiornata. Questa deve includere criteri di autorizzazione, protocolli di comunicazione e strumenti di monitoraggio che supportino i viaggiatori in ogni fase della missione.

• Linee guida su viaggi “autorizzabili” e non.
• Definizione chiara dei criteri di autorizzazione (valore strategico del viaggio, area di rischio, ruolo del dipendente).
• Prevedere obblighi come:
  • Briefing di sicurezza prima del viaggio: un momento per informare i viaggiatori sui potenziali rischi, fornendo linee guida su come affrontare situazioni critiche. Include l’analisi delle aree da evitare, protocolli di emergenza e strumenti di monitoraggio.
  • Obbligo di report/check-in periodici anche attraverso l’utilizzo di applicazioni mobili dedicate per inviare report e aggiornamenti in tempo reale, sia da parte del viaggiatore che del travel security manager. Le comunicazioni programmate tramite e-mail o piattaforme aziendali sicure unite all’attivazione di sistemi di tracciamento GPS garantiscono la localizzazione costante del viaggiatore. La predisposizione di alert automatici per avvisare su situazioni di emergenza o zone ad alto rischio e l’impiego di videochiamate regolari per verificare lo stato di salute e sicurezza del viaggiatore, possono contribuire ad aumentare il livello di percezione della cura durante il viaggio, soprattutto se in zona a rischio.

Cybersecurity nei viaggi in aree critiche

Le guerre diffuse includono attacchi informatici a viaggiatori business perché il valore dei dati che trasportano è spesso molto elevato. Gli hacker possono sfruttare connessioni Wi-Fi pubbliche, mancanza di protezioni adeguate o dispositivi compromessi per accedere a informazioni sensibili. Le aziende possono essere bersagliate indirettamente attraverso i loro dipendenti in viaggio, soprattutto in aree critiche. Inoltre, spesso i viaggiatori non sono adeguatamente preparati a riconoscere o gestire queste minacce. Per questo è essenziale adottare strategie di cybersecurity mirate e formazione adeguata.

• Alcune best practice potrebbero essere:
  • No Wi-Fi pubblici: le connessioni pubbliche possono essere facilmente intercettate da hacker, esponendo i dati sensibili a rischi di furto o compromissione. Utilizzando reti non sicure, i dispositivi diventano vulnerabili agli attacchi informatici. È essenziale optare per strumenti di connessione protetti come la VPN aziendale;
  • VPN aziendale sempre attiva;
  • Uso di device “usa e getta” (laptop/telefono temporaneo);
  • Divieto di portare dati sensibili su dispositivi in viaggio.

Formazione obbligatoria e scenari di rischio

In contesti ad alto rischio, la preparazione del personale viaggiante è un elemento chiave della travel security. La formazione specifica e le simulazioni operative permettono di sviluppare consapevolezza e reattività, riducendo l’impatto di eventi critici durante le missioni.

• Corsi di security awareness specifici per chi viaggia in aree critiche: servono a preparare i viaggiatori per affrontare situazioni di rischio con maggiore consapevolezza. Aiutano a sviluppare competenze pratiche e psicologiche per reagire a minacce specifiche in scenari critici. Contribuiscono a minimizzare i rischi e a garantire la sicurezza personale.
• Simulazioni e scenari di crisi: aiutano a preparare i viaggiatori a gestire situazioni di crisi con maggiore consapevolezza e competenza, riducendo i rischi e garantendo reazioni adeguate. Sono strumenti pratici per affrontare scenari complessi in ambienti ostili o ad alto rischio.
• Linee guida su comportamento in caso di:
  • Sequestri
  • Arresti arbitrari
  • Controlli doganali ostili
  • Proteste o scontri armati

Assicurazioni e servizi di evacuazione

• Assicurazioni che coprano la maggior parte delle necessità in caso di evento avverso durante un viaggio di lavoro: coprono una vasta gamma di situazioni che possono compromettere la sicurezza e il benessere dei viaggiatori in contesti critici. Queste includono, tra le altre cose:

• Copertura per emergenze mediche, comprese le spese di ricovero e trattamento in aree remote;
• copertura per spese legate ad evacuazioni urgenti in situazioni di rischio estremo;
• Possono essere utili contratti con provider specializzati che offrano:
  • Evacuazione rapida
  • Supporto medico in aree remote
  • Sale operative di emergenza 24/7
  • Traduzione e assistenza legale

Una bussola per imprese e travel manager

Lungi dall’essere esaustiva, questa guida ha l’obiettivo di fungere da bussola per le imprese e per i Travel Manager, in un contesto di grande instabilità che rischia di compromettere anche le attività quotidiane all’estero delle imprese italiane.

Una bussola per orientarsi in attesa di un raffreddamento dei conflitti in corso.