Apptio, il GPS finanziario che guida le imprese nella trasformazione digitale. Intervista a Barbara Rovescala, Senior Solution Consultant

Con l’aumento degli investimenti in cloud, intelligenza artificiale e modernizzazione delle infrastrutture, molte aziende si trovano oggi a gestire ambienti IT sempre più complessi, distribuiti e costosi. La sfida non è solo tecnica, ma economica: capire con esattezza dove vanno a finire le risorse, chi le consuma, quali ritorni generano.

È qui che entra in gioco Apptio, una piattaforma che si propone come “GPS finanziario per le imprese”: uno strumento in grado di fornire una mappa dettagliata della spesa tecnologica, di guidare le decisioni con modelli strutturati e di facilitare la collaborazione tra IT, finance e business.

“Apptio consente di trasformare la percezione dell’IT da centro di costo a leva strategica per il business”, spiega Barbara Rovescala, Senior Solution Consultant dell’azienda acquisita da IBM ad agosto 2023 per 4,6 miliardi di dollari.

La missione della piattaforma è precisa: aiutare le aziende a comprendere dove e come vengono spesi i fondi IT, mettendo in comunicazione tre mondi spesso distanti tra loro — IT, finance e business — attraverso un linguaggio condiviso. “Apptio permette alle aziende di avere conversazioni a valore tra i diversi stakeholder”, spiega Rovescala, “offrendo strumenti e tassonomie che facilitano decisioni basate sui dati”.

TBM (Technology Business Management), fondamento culturale e operativo della piattaforma

Il cuore metodologico della piattaforma è rappresentato dal framework TBM (Technology Business Management), una disciplina sviluppata per favorire una gestione trasparente, tracciabile e strategica delle spese tecnologiche. TBM nasce con l’obiettivo di colmare il gap tra i responsabili IT e i decisori finanziari, abilitando una governance basata su metriche condivise e su una rappresentazione economica coerente della tecnologia all’interno dell’organizzazione. “Il TBM ci permette di superare le incomprensioni tra chi investe, chi gestisce e chi utilizza l’IT”, osserva Rovescala. “È il fondamento culturale e operativo della nostra piattaforma”.

Nel dettaglio, TBM fornisce un vocabolario standardizzato e una tassonomia riconosciuta a livello internazionale, che consente di classificare ogni spesa IT in categorie coerenti: infrastrutture, applicazioni, servizi end-user, progetti. Questo schema facilita l’allocazione dei costi, la comparazione tra dipartimenti o sedi e la rendicontazione verso le business unit. Inoltre, TBM introduce una struttura logica per collegare le spese IT alle finalità di business, valorizzando l’impatto degli investimenti sulla produttività, sull’efficienza operativa o sulla capacità innovativa dell’impresa.

“Molte organizzazioni sono abituate a vedere l’IT come un centro di costo, ma il TBM ribalta questa visione: aiuta a dimostrare il valore che la tecnologia genera”, afferma Rovescala.

Nato come promotore del framework TBM, Apptio ha negli anni contribuito a standardizzare il modo in cui le aziende classificano, analizzano e comunicano la spesa IT. Con l’ingresso in IBM, questa visione si è evoluta nel modello ATUM — Apptio Technology Unified Model, che rappresenta l’estensione e il consolidamento del TBM in chiave più ampia e integrata. ATUM mantiene l’impianto metodologico del TBM — tassonomie, tracciabilità dei costi, logiche di allocazione — ma lo amplia per includere ambienti multicloud, FinOps e componenti di AI governance.

“ATUM ci permette oggi di parlare non solo di spesa IT, ma di valore tecnologico complessivo, misurabile e allineato agli obiettivi strategici dell’organizzazione”, afferma Rovescala. Il passaggio da TBM ad ATUM riflette l’esigenza di molte aziende di andare oltre la rappresentazione contabile della tecnologia e abbracciare una visione olistica, dinamica e proattiva della propria architettura digitale. In questo senso, ATUM diventa il framework di riferimento per tutte le aziende che vogliono integrare gestione economica, ottimizzazione tecnica e accountability verso il business.

All’interno di Apptio, il framework è stato completamente digitalizzato, includendo modelli di allocazione, metriche predefinite, dataset di riferimento e strumenti di simulazione. Ogni componente della piattaforma — dalla dashboard di spesa all’analisi predittiva — si basa su questa struttura condivisa, garantendo coerenza, comparabilità e integrabilità anche in contesti complessi.

Il funzionamento operativo della piattaforma si basa quindi su un motore capace di raccogliere e normalizzare dati da fonti eterogenee — ERP, CMDB, general ledger, sistemi cloud — trasformandoli in insight strategici. Ogni spesa tecnologica può così essere collegata a servizi, prodotti o linee di business specifiche. “Ci poniamo come un cappello strategico sopra le soluzioni già presenti in azienda”, precisa Rovescala, “per aiutare a dare un senso finanziario all’intero stack tecnologico”.

Implementare il modello FinOps

Particolare rilevanza assume l’ambito cloud, dove Apptio si distingue per la sua capacità di implementare concretamente il modello FinOps. La piattaforma si integra direttamente con i principali cloud provider, acquisendo dati in tempo reale che permettono di rilevare anomalie e inefficienze prima che generino fatturazioni indesiderate. “Possiamo intervenire prima ancora che il cliente riceva la fattura, grazie alla lettura diretta delle informazioni dai provider cloud”, sottolinea Rovescala. La piattaforma suggerisce interventi correttivi — come il ridimensionamento delle risorse o la riallocazione dei workload — e, grazie agli agenti intelligenti, può persino automatizzarne l’esecuzione.

Il valore strategico di FinOps emerge in modo chiaro anche nella sua articolazione metodologica. Apptio adotta un modello strutturato in tre fasi: “informare”, ovvero fornire visibilità granulare e tempestiva sui consumi e sui costi associati alle risorse cloud; “ottimizzare”, individuando sprechi, risorse sottoutilizzate, sovrapposizioni contrattuali e opportunità di risparmio; infine “operare”, ovvero integrare questi insight nei processi decisionali quotidiani attraverso pratiche condivise e cicli di miglioramento continuo.

Questo approccio viene abilitato da una reportistica in tempo reale che consente di passare da una gestione reattiva a una governance predittiva. Le aziende possono così evolvere da semplici monitoraggi a una vera e propria orchestrazione finanziaria, con l’obiettivo di massimizzare il valore della tecnologia in ogni fase del ciclo di vita. Rovescala racconta di casi concreti in cui questo approccio ha generato risparmi importanti in pochi mesi: “Nel caso Crif, grazie all’adozione della nostra soluzione FinOps, è stato possibile ottenere un risparmio del 30% sulla spesa cloud in un anno”.

“Il FinOps non è un’attività una tantum, ma un modello operativo che evolve con l’organizzazione”, chiarisce Rovescala. “Permette a finance, IT e business di collaborare concretamente, parlando la stessa lingua e intervenendo in tempo reale”. Il motore di Apptio, infatti, non si limita alla raccolta passiva di informazioni: propone azioni correttive basate su dati storici e previsionali, calcola l’impatto economico di ogni intervento e lo attribuisce puntualmente alle unità organizzative. Apptio si adatta anche ad architetture complesse, ibride e multicloud. In questi contesti, consente di unificare la lettura economica dell’infrastruttura, calcolando il Total Cost of Ownership e rendendo confrontabili ambienti eterogenei. “L’approccio ibrido è centrale, in linea anche con la strategia IBM: non importa dove risiedano i dati, conta che possano essere analizzati in modo unificato”.

Migliorare la qualità del dato

Uno degli aspetti più delicati affrontati dalla piattaforma è la qualità del dato. Spesso le aziende sono consapevoli delle lacune nei propri sistemi informativi: dati frammentati, incompleti o incoerenti. Apptio affronta questo tema in modo strutturale e progressivo. Il framework TBM include strumenti specifici per la deduplicazione dei record, il tracciamento della provenienza del dato (data lineage) e la riconciliazione di informazioni provenienti da fonti eterogenee, anche in formato non strutturato. “Spesso è proprio il riconoscimento della scarsa qualità dei dati il primo passo verso una governance più matura”, osserva Rovescala. “Apptio non richiede dati perfetti in ingresso, ma aiuta a migliorarli attraverso l’uso: più il sistema viene alimentato, più l’azienda impara a costruire un patrimonio informativo affidabile e riutilizzabile”.

La piattaforma fornisce anche dataset di riferimento e master data modellati su esperienze cross-industry, che supportano le aziende nell’identificazione delle lacune informative e nella standardizzazione dei propri modelli. Inoltre, include meccanismi di validazione automatica che segnalano anomalie nei flussi, contribuendo a rafforzare la fiducia nel dato stesso e a ridurre i margini di errore nei processi decisionali. Non da ultimo, Apptio promuove una cultura orientata al dato, coinvolgendo anche i team finance e le business unit in una rilettura condivisa e strutturata delle informazioni: “Quando finance e business imparano a fidarsi del dato IT — e viceversa — nasce una collaborazione reale”, aggiunge Rovescala.

AI al servizio della trasformazione: Assistenti, Lenti, Agenti

L’intelligenza artificiale è un altro dei motori di trasformazione all’interno della piattaforma Apptio. Fin dalla sua concezione, Apptio ha integrato funzionalità basate su AI per migliorare l’accuratezza delle analisi, aumentare la velocità delle decisioni e ridurre l’intervento manuale nei processi di gestione finanziaria dell’IT. Tuttavia, è con l’ingresso in IBM, nel 2023, che il potenziale dell’intelligenza artificiale è stato portato a un nuovo livello.

“Apptio utilizzava già motori predittivi e funzionalità di anomaly detection per identificare scostamenti nei costi o comportamenti anomali nel consumo delle risorse”, spiega Rovescala. “Ma oggi siamo in grado di offrire funzionalità intelligenti che abilitano la lettura contestuale dei dati e il supporto operativo a utenti non esperti”.

Tra le innovazioni più significative troviamo gli AI Assistant, agenti intelligenti capaci di rispondere a domande in linguaggio naturale, interpretare grafici e report, sintetizzare insight e suggerire azioni. Questo rende accessibile l’intero patrimonio analitico della piattaforma anche a stakeholder senza background tecnico o finanziario. Inoltre, l’introduzione delle AI Lens — lenti analitiche guidate dall’AI — permetterà agli utenti di esplorare i dati secondo logiche adattive: sarà il sistema a suggerire percorsi di analisi e ad anticipare esigenze informative sulla base del comportamento dell’utente.

Ma l’impatto dell’intelligenza artificiale in Apptio va oltre la fruizione del dato: abbraccia l’automazione delle decisioni. Grazie a un approccio di tipo agentic AI, alcuni suggerimenti generati dalla piattaforma possono essere trasformati automaticamente in azioni concrete. “Ad esempio, se una risorsa cloud è sovradimensionata rispetto al suo effettivo utilizzo, Apptio può suggerire — o eseguire — il ridimensionamento prima che il costo ecceda il budget previsto”, osserva Rovescala. Questo approccio non solo migliora il time-to-value, ma rende misurabile e immediato il ROI delle ottimizzazioni.

Un’altra area di applicazione è il monitoraggio dei progetti di intelligenza artificiale aziendali. Apptio ha introdotto una funzione dedicata — denominata AI TCO & Usage Solution — che permette di analizzare i costi end-to-end legati allo sviluppo di soluzioni AI: dai costi computazionali (es. token, GPU, cloud runtime), fino alle risorse umane coinvolte. “Spesso il costo vero di un progetto AI non è solo l’infrastruttura, ma il tempo uomo e le competenze che richiede. Con Apptio, si può valutare ex ante se un investimento è sostenibile e misurare ex post se ha prodotto valore”, chiarisce Rovescala.

L’integrazione tra AI e TBM consente infine alle aziende di affrontare le sfide emergenti — come l’introduzione massiva di modelli generativi o l’adozione di sistemi di automazione decisionale — con un approccio strutturato, governato e trasparente. Apptio non solo abilita questi processi, ma li rende rendicontabili, giustificabili e integrati nella visione economica complessiva dell’impresa.

Non solo per le grandi aziende

Se inizialmente Apptio si è rivolta a grandi organizzazioni, oggi la piattaforma è accessibile anche a imprese di media dimensione. Rovescala spiega che l’offerta è stata semplificata per favorire adozioni più rapide e percorsi più leggeri, soprattutto per quanto riguarda la gestione cloud. “Non è tanto la dimensione dell’investimento a fare la differenza, quanto la complessità. E quando Excel non basta più, Apptio diventa una necessità”.

Il modello di licensing è di tipo SaaS, con un canone annuale commisurato alla spesa IT gestita e un fee iniziale di onboarding e formazione. Dopo l’acquisizione da parte di IBM, si è rafforzata la rete dei partner, ma resta possibile per alcuni clienti mantenere un rapporto diretto con il team Apptio. L’obiettivo rimane quello di rendere le aziende sempre più autonome nell’utilizzo della piattaforma. “Vogliamo che i nostri clienti siano indipendenti e padroni dei loro dati. Il nostro servizio professionale è uno strumento abilitante, non una dipendenza, un navigatore strategico, un GPS finanziario che orienta le imprese nel loro percorso di trasformazione digitale, accompagnandole con dati affidabili, modelli condivisi e strumenti capaci di coniugare rigore finanziario, agilità operativa e visione strategica”, afferma Rovescala, che conclude:  “È questo che mi entusiasma del nostro lavoro: aiutiamo le aziende a prendere decisioni migliori, più rapide e più giuste”.