Inventari più rapidi, meno fermi produzione: la ricetta RGIS per una supply chain inarrestabile

Per le aziende, effettuare l’inventario di magazzino è uno degli aspetti più importanti, ma anche tra i più onerosi in termini di tempo e coinvolgimento. Si tratta di un’operazione che richiede molti giorni di lavoro e, in alcuni casi, comporta una temporanea sospensione delle attività. Nonostante ciò, lo svolgimento dell’inventario risulta indispensabile: è necessario in caso di fusioni o vendite, per poter attribuire un valore preciso allo stock, e rappresenta anche un elemento fondamentale per il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane dell’azienda. Non a caso, è un obbligo di legge. Proprio per questo motivo, RGIS, multinazionale americana con sedi in tutto il mondo, ha come missione aiutare le imprese a gestire le proprie scorte in maniera efficace. Offre ai suoi clienti tecnologie innovative per automatizzare e semplificare questo processo, utilizzando lettori di codici a barre e di etichette Rfid, oltre a software dedicati. Inoltre, grazie al suo personale qualificato, è in grado di ridurre al minimo l’impatto sull’operatività delle aziende clienti. Giovanni Grimaldi, country manager della filiale italiana di RGIS sottolinea inoltre come l’azienda operi a livello globale: «Siamo presenti praticamente in tutti Paesi del mondo. Essendo una società americana, non siamo presenti solo in Russia e pochi altri Paesi. In alcune aree siamo presenti tramite franchising, ma la tecnologia che utilizziamo in Italia, sia dal punto di vista del software sia dell’hardware, è la stessa utilizzata in tutti i Paesi, e rimane invariata anche la formazione che viene svolta ai nostri dipendenti». Insieme a Grimaldi, abbiamo approfondito l’importanza della tecnologia e della formazione per RGIS, così come la strategia di crescita per i prossimi anni, che si basa sull’innovazione tecnologica e sull’esplorazione di potenziali opportunità di acquisizione. La funzione dell’inventario, del resto, è in forte evoluzione grazie ai nuovi paradigmi dell’Industria 4.0 e 5.0, che si fondano sull’uso strategico dei dati. Una delle fonti più essenziali di dati è proprio l’inventario.

Inventari in azienda: un compito delicato, importantissimo e complesso. RGIS supporta i propri clienti con strumenti tecnologici e personale

RGIS (acronimo di Retail Grocery Inventory Services) nasce negli Stati Uniti nel 1958 con l’obiettivo di offrire alla Gdo un modo efficiente ed economico per svolgere l’inventario rispetto alle pratiche interne tradizionali. «All’epoca, l’attività principale e iniziale riguardava gli inventari nei supermercati. Da lì, ci siamo aperti ad altri settori», spiega Grimaldi. «Inizialmente sempre sulla parte dei retailer, come negozi di elettronica, di abbigliamento, fai da te, per poi espanderci verso altri settori». Il country manager spiega che erano i clienti stessi, soprattutto negli ambiti differenti da quelli in cui operava inizialmente l’azienda, a contattare RGIS e chiedere loro di supportarli nelle attività di inventario. «Abbiamo quindi iniziato a espanderci anche nell’ambito industriale, facendo leva sul nostro know-how». Fare l’inventario, infatti, non è un’attività banale: richiede tecnologie avanzate e personale altamente qualificato. «Significa, banalmente, contare la merce: quella sugli scaffali, quella nei magazzini, ma anche materie prime, semilavorati… tutto ciò che fa valore. E non è così semplice. Noi siamo ben strutturati sotto questo aspetto sia a livello manageriale, sia in termini di tecnologie che di personale», prosegue Grimaldi.

Il know-how rappresenta uno dei principali punti di forza di RGIS, ma anche «la capacità di adeguarci alle esigenze dei clienti». A fare da padrona, però, è la tecnologia. I lettori di QR Code e di codici a barre, ad esempio, sono stati sviluppati internamente. «Ci appoggiamo a produttori hardware, ma forniamo noi le specifiche». Inoltre, RGIS non si limita a leggere codici, bensì utilizza anche scanner Ocr in grado di riconoscere le scritte stampate, anche in assenza di barcode o simili. Questo ha rappresentato un punto di svolta per RGIS: «nel settore industriale uno dei vincoli che avevamo anni fa era l’assenza di codici a barre, e spesso si dovevano analizzare etichette stampate o scritte a mano», afferma Grimaldi. «I nostri dipendenti inizialmente inserivano manualmente i dati tramite i palmari, ma questo risultava una procedura lenta e soggetta ad imprecisioni. Adesso abbiamo una soluzione più evoluta, RGIS Vision, che ci aiuta a essere più produttivi e ridurre gli errori».

RGIS Vision, l’Ocr secondo RGIS

Non tutti gli articoli o componenti sono dotati di codice a barre o tag Rfid. In molti contesti industriali la partita di magazzino è identificata solo da un codice alfanumerico stampato sull’oggetto o sull’etichetta. Pensiamo a un magazzino di ricambi meccanici: ogni pezzo potrebbe avere inciso un numero di serie o un part number, ma non un barcode. RGIS Vision, un sistema combinato di software e hardware avanzato, riconosce i caratteri anche poco nitidi, e li converte automaticamente in dati digitali.

In pratica, RGIS Vision utilizza algoritmi di visione artificiale basati sull’esperienza di migliaia di inventari industriali: puntando il dispositivo verso l’etichetta o direttamente sul componente, il sistema è capace di interpretare la sequenza di lettere e numeri presente, anche quando il testo è sbiadito, sporco o parzialmente danneggiato, e di associarlo al corrispondente codice prodotto nel database.

Con RGIS U Count l’inventario è self-service

RGIS U Count è una soluzione di inventario self-scan presentata all’inizio del 2025 pensata per i clienti che preferiscono condurre gli inventari internamente, ma con il supporto tecnologico di RGIS. In sostanza, RGIS mette a disposizione una piattaforma software avanzata che può essere installata su qualsiasi dispositivo mobile (smartphone o tablet Android/iOS) per trasformarlo in uno strumento professionale di conteggio. L’idea di fondo è “mettere il potere dell’inventario nelle mani del cliente”: negozi di piccole dimensioni, boutique o attività per cui un servizio completamente esterno risulterebbe oneroso possono utilizzare U Count, affidando il conteggio al proprio personale, ottenendo però un risultato accurato e standardizzato grazie alla tecnologia RGIS. Questa strategia rappresenta una novità importante, perché RGIS tradizionalmente fornisce squadre e servizi chiavi in mano; con U Count, l’azienda apre a un modello ibrido in cui vende o rende disponibile il suo know-how sotto forma di software. In Italia, dove molte piccole catene magari gestiscono in autonomia gli stock, U Count potrebbe rappresentare un’alternativa tra il “fai da te” puro (magari con fogli Excel o app improvvisate) e l’inventario totalmente esternalizzato. Da notare che RGIS ha evidenziato come U Count mantenga standard “professionali”: l’app permette di condurre inventari seguendo le metodologie RGIS, e il cliente può sempre richiedere supporto o auditing dei risultati.

Nel futuro di RGIS c’è la realtà aumentata

La componente tecnologica è strategica per RGIS, come già detto. Ma non si limita a software e lettori di codici: «diversi anni fa abbiamo sperimentato l’uso di droni dotati di telecamera, per inquadrare i codici dei prodotti nei magazzini con altissimi scaffali verticali». Altri esperimenti sono stati fatti con tecnologie di riconoscimento delle immagini, che però non hanno prodotto i risultati sperati. «Questa tecnologia porta alcuni vantaggi, ma non così tanti rispetto all’affidarsi alle persone», afferma Grimaldi. I problemi del riconoscimento delle immagini erano relativi a un tasso di errori troppo elevato: quando si effettua un inventario, una percentuale troppo elevata di errori è totalmente inaccettabile. «Una tecnologia su cui stiamo investendo e che sta dando buoni risultati è invece quella dell’augmented reality, sulla quale stiamo facendo dei test. Ma è prematuro parlarne», dice Grimaldi. «Nel nostro campo di applicazione quello che sta dando i migliori risultati è un mix tra l’uomo e la tecnologia. Per noi la precisione deve essere, se non il 100% il 99,9%, e attualmente non c’è nessuna tecnologia che raggiunge quel livello».

Come già detto, per RGIS la componente tecnologica è fondamentale quanto quella umana, e l’azienda continua ad effettuare investimenti in nuove tecnologie e R&S. «Siamo aperti a tutto. Esplorare le novità del mercato è proprio una mission aziendale. Durante le riunioni con il nostro board, proponiamo sempre eventuali acquisizioni di altre aziende per crescere, sia nel nostro Core Business, sia in quelli che noi chiamiamo Vertical, cioè settori come l’industria».

I servizi di RGIS: dall’inventario completo chiavi in mano alla conta ciclica

La maggior parte dei clienti di RGIS opta per un servizio chiavi in mano: RGIS mette a disposizione personale e tecnologia e si occupa di tutto il necessario. In altri casi, fornisce solo i lettori di codici, o, in casi specifici, soltanto il software. «Abbiamo un software proprietario che adattiamo alle esigenze dei nostri clienti, anche facendo integrazioni con le loro piattaforme», dice Grimaldi. Un esempio è il sistema progettato per gestire il Cycle Count, la conta ciclica: «invece di effettuare un inventario totale di tutto quello che si possiede, ogni giorno si esegue una parte, evitando di fermare tutto l’impianto produttivo per più giorni». Ad esempio, un ciclo potrebbe prevedere che ogni mese si conti una determinata categoria merceologica o una zona del magazzino, così che nell’arco di un trimestre l’intero assortimento sia stato verificato almeno una volta, senza mai dover fermare completamente l’operatività. Questo approccio è fondamentale nel just-in-time perché, quando i livelli di stock sono ridotti al minimo, anche un piccolo errore di giacenza può causare una rottura di stock o un fermo produzione. Mantenere alta la precisione in modo continuo consente di affidarsi ai dati di sistema e riordinare o scaricare materiale esattamente quando serve.

Se non fosse possibile evitare il fermo produzione, i tecnici di RGIS possono sempre lavorare in orari specifici, adattandosi alle esigenze del cliente, così da ridurre al minimo l’impatto sulle attività. Solo in Italia RGIS conta più di 1.700 dipendenti: «questo ci permette di essere presenti contemporaneamente in diverse sedi del cliente o di concentrare gli sforzi su un’unica attività, e quindi fare degli inventari di grandi volumi. Solitamente il cliente impiegherebbe un paio di settimane per completare le operazioni, noi lo possiamo fare in due giorni, lavorando su più turni», afferma Grimaldi.

Il laser RGIS Figure sfrutta il subitising per supportare un inventario rapido e affidabile. Il dispositivo consente agli operatori di “conteggiare a vista” le quantità riconoscendo schemi in piccoli gruppi di prodotti e utilizzando pulsanti specifici per registrarli all’istante.

Grazie alle sue sedi in tutto il mondo, RGIS è nella posizione di collaborare anche con aziende presenti su più territori. Basta trasferire le informazioni sul cliente ai colleghi della sede estera per avviare rapidamente le procedure, garantendo efficienza e continuità in ogni fase del processo.