Digitalizzare i processi HR, come farlo e perché supporta la crescita

Per Magaldi Power digitalizzare i processi HR ha avuto una valenza che va ben oltre l’efficienza. Il percorso di quest’azienda di medie dimensioni che produce impiantistica connessa per la movimentazione di materiali, con headquarter a Salerno, 250 dipendenti e una solida storia imprenditoriale alle spalle (è nata nel 1929, ndr), mostra una realtà proiettata verso il futuro che ha messo in piedi un ambizioso piano di riorganizzazione interna.

«Quando è stato lanciato il programma pluriennale che tocca tutti i processi core, con un orizzonte di sette anni, il Board ha individuato aree strategiche e tempi di rilascio delle diverse progettualità – racconta Emilio Marmiroli, Chief Information Officer di Magaldi Power –. E la revisione dei processi HR è rientrata nella prima wave, perché il Board ha riconosciuto il ruolo strategico delle persone in una fase di forte crescita organizzativa e internazionale. Partendo dalla mappatura dei processi di business, abbiamo quindi digitalizzato i processi HR per fidelizzare e far crescere i dipendenti, ma anche per trasmettere i valori dell’azienda e metterli nella condizione di essere pronti ad affrontare le sfide future».

Perché digitalizzare i processi HR è cruciale per una PMI

In un contesto dinamico e competitivo, digitalizzare i processi HR non è solo una scelta tecnica: è un passaggio strategico. Significa dotarsi di strumenti che permettano una gestione più efficace del ciclo di vita del personale, dalla selezione alla valutazione, fino alla formazione e alla crescita. La digitalizzazione garantisce coerenza organizzativa, accessibilità ai dati, tracciabilità dei processi e una maggiore trasparenza nelle decisioni. Per una PMI in espansione, significa anche avere basi solide per scalare l’organizzazione e valorizzare il capitale umano nel tempo.

Quando la tecnologia è accessibile, anche alle piccole e medie imprese

Dopo un’accurata software selection durata 13 mesi, Magaldi ha scelto SAP SuccessFactors, con l’obiettivo di sistematizzare e digitalizzare i processi HR, ancora gestiti con un sistema costruito internamente e stratificato in 30 anni di personalizzazioni.

«La nostra era una piattaforma ormai obsoleta – spiega Marmiroli –, mentre a noi serviva una soluzione capace di accompagnare lo sviluppo dell’azienda, anche nelle sue sedi estere, e predisposta per una rapida scalabilità».

Perché SAP SuccessFactors, i fattori determinanti

I motivi principali che hanno portato l’azienda a scegliere SAP sono quattro. «Il primo è la copertura di processo: il sistema è già strutturato per supportare un core model internazionale, pronto a includere anche le nostre sedi estere in Stati Uniti, Messico, India ed Emirati Arabi. SuccessFactors integra al suo interno le Best Practice che cercavamo ed è predisposto per rollout futuri: prevediamo di realizzarne uno o due all’anno», racconta il CIO.

Il secondo elemento determinante è stato un apparente paradosso: «Pur essendo una piattaforma strutturata su Best Practice consolidate, ha dimostrato una flessibilità compatibile con le nostre esigenze. In SuccessFactors – e nel partner Altea UP che ci ha affiancati – abbiamo trovato la flessibilità necessaria per migrare in modo graduale e consapevole verso le best practice».

Il terzo motivo è l’integrazione con l’ecosistema IT aziendale. «Magaldi è una realtà full SAP – sottolinea Marmiroli –. Tutti i processi, dalla ricerca e sviluppo al service, sono gestiti in questo ambiente. Per noi era naturale estendere questo approccio anche all’ambito HR, con un livello di interfacciamento che si sta dimostrando davvero efficace».

Infine, la collaborazione con Altea UP, «un partner in grado di affiancarci nei tredici mesi di lavoro condiviso con competenza e pragmatismo, comprendendo le esigenze di una realtà media come la nostra, che aveva alle spalle 30 anni di stratificazioni tecnologiche».

Un modello organizzativo chiaro e partecipato per digitalizzare i processi HR

Tra i capisaldi del percorso per digitalizzare i processi HR, oltre alla piattaforma SAP, c’è anche l’approccio metodologico: «Per noi la chiave vincente è stata la chiarezza dei ruoli tra IT e Business, il forte commitment del Board e il coinvolgimento attivo degli stakeholder interni. Il percorso di implementazione si è infatti basato su una governance ben definita, con il project management in capo all’IT, un coinvolgimento dei decisori, e la costruzione di un network di business key user. Tutto questo ha favorito la co-progettazione dei processi e la condivisione della visione aziendale».

Focus su persone, processi e semplicità d’uso

Uno degli aspetti principali è l’interfaccia user-friendly di SuccessFactors, che rende possibile il coinvolgimento di tutti i dipendenti, anche quelli meno digitalizzati: «È forse l’unico sistema che coinvolge il 100% della popolazione aziendale – evidenzia Marmiroli –. Anche l’operaio che non ha una mail o una postazione viene invitato ad accedere, aggiornare la propria anagrafica e partecipare alla valutazione delle performance. È uno strumento inclusivo, che rende tutti parte attiva del cambiamento».

Dal recruiting alle performance: il ciclo HR si rinnova

La digitalizzazione dei processi HR ha già avuto un impatto significativo su recruiting, onboarding e valutazione delle performance:

• Recruiting: «Siamo passati da una gestione frammentata su Excel a un sistema che, grazie all’AI, suggerisce posizioni da aprire, scrive job description, pubblica annunci e centralizza le candidature e supporta una valutazione oggettiva e condivisa dei candidati».
• Onboarding: «Abbiamo sviluppato tre percorsi: amministrativo, operativo e strategico. Ogni nuovo collaboratore riceve il supporto necessario fin dal primo giorno, dai DPI per la produzione agli accessi IT, fino a piani personalizzati in base al ruolo, come nel caso dei project manager coinvolti su progetti internazionali».
• Valutazione delle performance: «Abbiamo introdotto un sistema a cascata, fondato su dieci valori aziendali e declinato in obiettivi concreti. Grazie all’integrazione con la business intelligence, il processo di valutazione è più oggettivo, trasparente e orientato allo sviluppo».

Un’esperienza replicabile per digitalizzare i processi HR

L’esperienza di Magaldi dimostra che anche una PMI può intraprendere un percorso avanzato di digitalizzazione HR, con strumenti nati per grandi realtà ma adattabili, se accompagnati da un partner competente. «La tecnologia è importante, ma senza un metodo chiaro, una cultura condivisa e il coinvolgimento delle persone, resta sterile – conclude Marmiroli –. Abbiamo scelto di partire da qui per essere pronti alle sfide dei prossimi anni».