con l’IA la riconciliazione diventa digitale

Nel mondo dell’ortofrutta – e più in generale nella filiera della Grande distribuzione – esiste un passaggio fondamentale che il consumatore ignora, ma che per aziende e fornitori rappresenta un crocevia critico: la riconciliazione documentale, nota anche come three-way match. È quel processo con cui si verifica che la bolla di consegna, il controllo del magazzino e la fattura coincidano perfettamente. Semplice sulla carta, ma nella pratica un labirinto di documenti, controlli e – troppo spesso – operazioni manuali.

In almeno un caso su cinque, questo processo è ancora completamente analogico: il camion arriva al magazzino, il magazziniere controlla pacco per pacco ciò che viene consegnato, annota a penna eventuali discrepanze rispetto alla bolla, poi trasmette tutto all’amministrazione. Da qui, altri passaggi manuali: inserimento dei dati nei sistemi digitali, confronto con la fattura emessa dal fornitore, ulteriori verifiche. In una catena ortofrutticola che lavora con centinaia di fornitori e migliaia di referenze diverse, i margini d’errore sono alti, i tempi lunghi: anche fino a 45 giorni per chiudere una singola riconciliazione.

Un fardello insostenibile, soprattutto per un comparto come l’ortofrutta, dove la freschezza della merce impone tempistiche ristrette e altissima efficienza operativa. È qui che entra in gioco la tecnologia.

Il Gruppo Aton, realtà trevigiana specializzata in servizi e soluzioni per l’innovazione e trasformazione digitale delle imprese, in collaborazione con Teksmar, azienda umbra specializzata in tecnologia dell’informazione e della comunicazione, ha lanciato la piattaforma applicativa “.one Retail”, pensata per rivoluzionare la gestione documentale lungo tutta la filiera. Una novità che tocca da vicino anche il comparto ortofrutticolo, rendendo più snella e sicura la gestione dei flussi tra produttori, grossisti, magazzini e punti vendita.

“Abbiamo sviluppato un motore di intelligenza artificiale potentissimo – spiega Giorgio De Nardi, Ceo di Aton – capace di gestire in pochi secondi tutta la filiera della conciliazione amministrativa. Con la nostra app, un documento cartaceo può essere digitalizzato e inserito nel sistema in appena 15 secondi. Questo azzera gli errori e garantisce una fatturazione rapida, trasparente e senza discrepanze tra spedizione, carico e contabilità”.

Giorgio De Nardi, Ceo di Aton

Aton sta già collaborando con diverse importanti insegne della Grande distribuzione organizzata per testare su larga scala le funzionalità della piattaforma .oneRetail. “Oltre al nostro software, già in uso presso molte catene – sottolinea De Nardi – stiamo portando sul mercato anche le soluzioni della nuova società Teksmar, recentemente entrata a far parte del gruppo, e le prime funzionalità basate su intelligenza artificiale. I primi progetti pilota sono già in corso, con clienti che si trovano a diversi stadi di maturità digitale. Siamo solo all’inizio, ma gli investimenti effettuati e la sinergia con i nostri clienti stanno già producendo risultati promettenti”.

Uno degli ostacoli principali, però, non è di natura tecnica. “Il vero limite – spiega il Ceo di Aton – è spesso il tempo che le aziende possono dedicare al cambiamento. I retailer sono impegnati su più fronti: normative, continuità operativa e sviluppo del servizio. Anche se la nostra è una soluzione cloud quasi chiavi in mano, è comunque necessaria una prima fase di collaborazione con il reparto IT”.

Quanto ai tempi di implementazione, De Nardi chiarisce che “non si tratta solo di tecnologia, ma di change management“. Mediamente, in circa tre mesi è possibile digitalizzare gran parte dei documenti. Per estendere l’automazione all’intero ciclo, dall’ordine al pagamento, ne servono in media altri tre.

E per quanto riguarda il personale? “Non sono richieste competenze specifiche – precisa De Nardi – ma cambiano alcune abitudini operative. Chi riceve la merce, ad esempio, dovrà scattare una foto del documento e inviarla al sistema, che si occuperà della gestione. L’amministrazione potrà accedere in pochi secondi al documento processato e con eventuali segnalazioni già evidenziate”. Aton accompagna i clienti anche in queste fasi, con formazione, roll-out e supporto continuo. “Spesso la differenza tra un progetto riuscito e uno fallito sta proprio nella qualità della consulenza”.

La piattaforma .oneRetail è progettata per essere flessibile e facilmente integrabile con i gestionali già in uso presso i grandi gruppi della Gdo. “Parliamo di una soluzione modulare, cloud e basata su API, pensata per adattarsi ai processi già esistenti, migliorandoli con il minimo sforzo”. Un punto particolarmente critico, e costoso, per molti retailer è la gestione della consegna diretta nei punti vendita e la riconciliazione tra ordine, bolla e fattura. “Qui l’uso dell’AI, se ben calato nel contesto specifico del retail alimentare, può davvero fare la differenza”.

Sul fronte sicurezza, Aton adotta un approccio rigoroso: i dati vengono gestiti in ambienti Microsoft all’interno dell’Unione europea, in piena conformità con il GDPR. Si stanno anche sperimentando soluzioni di intelligenza artificiale privata, con modelli locali o in ambienti cloud controllati, per garantire la massima riservatezza. “Tutto è tracciato, criptato e protetto da controlli d’accesso precisi – assicura De Nardi – La priorità è sfruttare l’AI senza compromettere la sicurezza”.

Infine, una riflessione sul settore ortofrutticolo, dove la gestione dei flussi è particolarmente delicata. “Nel mondo del fresco, dove la merce è deperibile e le contestazioni frequenti, la digitalizzazione del three-way match offre vantaggi enormi. Le anomalie possono essere rilevate subito, condivise in tempo reale con il fornitore e gestite in modo strutturato. Ciò riduce i tempi di blocco dei pagamenti e migliora le relazioni lungo la filiera”, conclude De Nardi.

Un’evoluzione necessaria in un mercato che, tra sfide logistiche, standard qualitativi e tempi stretti, non può più permettersi di perdere tempo… con la penna in mano.

L’annuncio della nuova soluzione alla comunità dei professionisti del retail è fissata per il 22 maggio alle 17. Per seguire il webinar di domani, clicca qui.

Per maggiori informazioni:
aton.com