I PERCORSI POSSIBILI PER RAGGIUNGERE GLI ADEGUATI ASSETTI NELLE PMI. QUALI LE AZIENDE SOGGETTE A QUEST’OBBLIGO?

A cura di Stefano Napolitano 

Da qualche tempo è vigente la normativa che obbliga le imprese italiane ad essere in possesso di adeguati assetti amministrativi. Innanzitutto, capiamo quali sono le aziende destinatarie di questa normativa. 

«Sono assoggettati all’obbligo imposto dall’art. 2086 cc tutti i soggetti che esercitano attività di impresa senza alcuna distinzione circa forma giuridica, fatturato, patrimonio, numero di dipendenti. 

Sono quindi tenute a dotarsi di un sistema di allerta tutte le società di capitali (SRLS, SRL e SPA), tutte le società di persone (SS, SNC, SAS, SAPA) e tutte le ditte individuali. Nelle società che prevedono un organo di controllo (revisore / sindaco) il sistema di allerta va ad aggiungersi all’organo di controllo.» 

La normativa riguarda quindi tutte le aziende a prescindere da settore, forma giuridica e dimensione. Naturalmente gli strumenti da adottare, e quindi le attività da intraprendere, si differenzieranno a seconda della forma e delle dimensioni di ciascuna azienda. 

LA RATIO LEGIS 

Molti aziendalisti concordano nel ritenere che l’articolo 2082 del codice civile già attribuisce all’imprenditore il potere di organizzare, in posizione di supremazia gerarchica ed in modo professionale, l’attività dei collaboratori; cosa c’è quindi da aggiungere alla normativa precedente? Cambia l’approccio alla crisi d’impresa. In sintesi, possiamo riassumere che si passa  

DA una norma punitiva per il fallito  

                             AD una norma preventiva per gli amministratori 

QUANDO UN ASSETTO PUO’ DEFINIRSI ADEGUATO 

«Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile con: 

• la dimensione;
• la natura; 
• le modalità di perseguimento dell’oggetto sociale;
• la rilevazione tempestiva:
• degli indizi di crisi 
• della perdita della continuità aziendale.

L’assetto deve quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla rilevazione e alla composizione della crisi.» 

LE ATTIVITA’ POSSIBILI VERSO GLI ADEGUATI ASSETTI 

Chiariti i presupposti, i destinatari e le motivazioni resta a nostro avviso da capire come poter ritenere di essere allineati ai nuovi principi e quali sono i passaggi da effettuare. È evidente che i percorsi non possono che non essere peculiari per ciascuna realtà, ma di seguito proponiamo delle aree di intervento e delle modalità operative con cui le organizzazioni potranno confrontarsi: 

 Analisi e Diagnosi Organizzativa 

 Revisione dei Modelli di Governance 

 Change Management e Cultura Aziendale 

 Digitalizzazione e Automazione dei Processi 

 Pianificazione Strategica e Controllo di Gestione 

 Compliance e Sistemi di Controllo Interno 

ANALISI E DIAGNOSI ORGANIZZATIVA 

La prima attività da effettuare dal nostro punto di vista è la mappatura dell’attuale assetto organizzativo e gestionale approfondendo quantomeno le tematiche relativa a: 

Aiuta le imprese a capire quali sono i compiti che il personale sta eseguendo 

• Mappatura Processi con analisi visuali

L’analisi del punto precedente darà l’opportunità di definire una mappa funzionale che è determinante per ogni processo di cambiamento o digitalizzazione 

Successivamente passeremo all’identificazione delle aree di miglioramento e delle criticità. Analizzando i processi e le persone che li eseguono non sarà difficile capire quali risultano ridondanti, obsoleti e quali necessiteranno di nuovi strumenti: 

• Definizione/Revisione Organigramma

Analizzati e ridefiniti i processi funzionali dovremmo revisionare i compiti dandone evidenza in un nuovo organigramma. 

Cercheremo poi di capire il grado della compliance sulle tematiche di più recente introduzione quali ad esempio: 

• GDPR
• Cyber Sicurezza 
• Gestione contratti terze parti
• Principi contabili adottati
• Tematiche ESG

REVISIONE DEGLI STRUMENTI AD USO DELLA GOVERNANCE 

Per poter governare al meglio le aziende sono necessari degli strumenti di controllo e monitoraggio della gestione che possono essere applicati anche alle piccole e alle microimprese. Ecco gli indicatori che ogni azienda deve essere in grado di elaborare ed interpretare autonomamente: 

• Riclassificati di bilancio
• Analisi principali indici di andamento 
• Ordinato;
• Fatturato;
• EBITDA;
• Posizione Finanziaria Netta
• Definizione di processi decisionali chiari e strutturati:
• Analisi SWOT
• Confronto con benchmark, dati di mercato e competitor

Indispensabile poi pensare al rafforzamento degli strumenti di risk management e dell’early warning quali: 

• Previsione di cassa a 3/6 mesi
• Analisi trimestrale/semestrale EBITDA e dei principali indici di bilancio
• Budget vendita vs Actual

CHANGE MANAGEMENT E CULTURA AZIENDALE 

Per tradurre in pratica il concetto di continuità aziendale, uno dei principi cardine degli adeguati assetti amministrativi, è doveroso pensare alla promozione di una mentalità orientata al cambiamento e alla flessibilità intraprendendo con continuità attività volte a: 

• promuovere la formazione dei collaboratori su nuove competenze e tecnologie;
• incoraggiare la curiosità e l’adattabilità del personale dipendente;
• creare momenti di ascolto per recepire feedback e suggerimenti;
• introdurre di strumenti di collaborazione digitali e online;
• organizzare retrospettive per valutare cosa ha funzionato e cosa no.

Una tendenza in atto è quella di proiettarsi verso la creazione di una community intorno all’azienda concentrandosi su attività quali: 

• definire o ridefinire mission, vision e core values aziendali;
• aprirsi verso la comunità (locale, nazionale o internazionale) con iniziative benefit e sponsorizzazioni;
• promuovere percorsi di miglioramento della reputazione aziendale.

Investire nella formazione del management su leadership e gestione del cambiamento rappresenta poi un passo decisivo per poter realizzare il cambiamento nelle organizzazioni. Importante quindi: 

• coinvolgere la direzione nelle decisioni sulle trasformazioni aziendali;
• istituire degli incontri periodici per comunicare con tutti i collaboratori.

DIGITALIZZAZIONE E AUTOMAZIONE DEI PROCESSI 

Bisogna utilizzare delle di tecnologie innovative per il controllo di gestione. Questi strumenti fino a qualche decennio a causa dei grossi investimenti necessari erano prerogativa delle grosse aziende ma da qualche tempo non è più così. Gli strumenti per realizzare la digitalizzazione sono alla portata anche delle realtà più piccole e meno strutturate. Parliamo di: 

• implementazione di sistemi di stampo ERP
• utilizzo di strumenti di Business Intelligence e Data Analytics
• piena digitalizzazione di ogni processo aziendale
• RPA (Robotic Process Automation)
• blockchain per la Trasparenza Finanziaria
• cloud Computing e SaaS (Software as a Service)

Con l’introduzione dell’intelligenza artificiale questa parte dedicata allo sviluppo di modelli di business basati su dati e analisi predittivi meriterebbe ben altro spazio. Per il momento restiamo focalizzati sugli strumenti già consolidati quali: 

• Analisi Data Driven
• Sviluppo tendenze Data Driven
• Analisi scenari possibili e probabili (What If)

PIANIFICAZIONE STRATEGICA E CONTROLLO DI GESTIONE 

Un percorso più lungo e che richiede un impegno non trascurabile riguarda il monitoraggio delle performance aziendali personali, di reparto o generali per mezzo di strumenti quali: 

• KPI (Key Process Indicator)
• OKR (Objectives and Key Results)

Saper guardare oltre il quotidiano è un passaggio che purtroppo non ritroviamo in molte tra le PMI italiane; non sempre e non necessariamente di piccole dimensioni. La capacità di definire e monitorare la strategia aziendale dovrebbe essere propria di tutte le attività imprenditoriali e può essere esercitare con strumenti quali: 

• Piani industriali triennali
• Piani di azione semestrali 
• Analisi sostenibilità finanziaria
• Predisposizione di scenari e piani di azione per la gestione della crisi:

Molto in voga da qualche anno è la revisione dei costi (spending review). Questa deve essere programmata per tempo e prima che gli eventi lo rendano indispensabile per evitare di dover prendere delle decisioni affrettate che possono poi rivelarsi controproducenti se non autolesionistiche. Il suggerimento è di: 

• Analizzare le fonti e gli impieghi del flusso di cassa
• Elencare secondo priorità i flussi di cassa esterni da rallentare o interrompere
• Ricontrattare le condizioni di forniture strategiche

COMPLIANCE E SISTEMI DI CONTROLLO INTERNO 

Il rafforzamento delle procedure di audit interno rappresenta il tassello fondamentale per avere un’organizzazione sempre efficiente. È possibile farlo tramite: 

• Verifica dell’esecuzione delle procedure operative attive
• Coinvolgimento dei responsabili di area nell’applicazione e nella revisione delle procedure operative
• Incontri trimestrali/semestrali con responsabili di area
• Incontri semestrali/annuali con i dipendenti 

Può essere determinante l’introduzione di un sistema di reporting trasparente, integrato ed efficace da condividere a più livelli aziendali: 

• Direzione
• Responsabili di Area
• Dipendenti

Adeguamento a normative specifiche: 

• ESG
• GDPR
• CyberSecurity
• Normativa e applicazione dazi attivi

CONCLUSIONI 

COME INIZIARE 

È preferibile che le attività di innovazione e gestione del cambiamento siano affidate a delle figure esterne specializzate.  

La formula ottimale è quella di inserire un Fractional Manager con competenze specifiche che possa essere in grado di valutare e gestire le attività necessarie. In base alle nostre esperienze sul campo questa soluzione è valida per aziende di ogni dimensione ma è particolarmente indicata per le PMI che molto spesso dispongono di budget di investimento limitati rispetto ad aziende più strutturate. 

I primi incontri (settimanali e della durata di mezza giornata) saranno destinati esclusivamente alla direzione; avranno lo scopo di definire il percorso che l’organizzazione intende effettuare e nel dettaglio le singole attività da intraprendere destinando risorse umane ed economiche; 

I VANTAGGI 

Di seguito i principali vantaggi competitivi per le aziende in possesso di adeguati assetti amministrativi: 

• Maggiore adattabilità alle sfide di mercato:

una PMI in grado di gestire innovazione e cambiamento riesce ad adattarsi in breve tempo alle nuove condizioni di mercato e alle nuove esigenze dei clienti e dei clienti nuovi. 

• Ottimizzazione delle risorse: 

l’adozione di innovazioni e tecnologie aumenta l’efficienza operativa, il contributo di ciascun collaboratore e riduce costi non finanziari dovuti ad incomprensioni, rallentamenti e ridondanze. 

• Miglioramento continuativo della performance aziendale: 

il costante monitoraggio delle performance attraverso indicatori chiave permette di essere molto più consapevoli sui dettagli dell’andamento aziendale ed essere quindi in grado di ottimizzare la strategia, migliorare i risultati economici e capire se gli obiettivi aziendali sono alla portata. 

• Prevenzione della crisi aziendale:

la gestione proattiva del cambiamento e l’adozione di tecnologie permettono di individuare in anticipo segnali di difficoltà, intervenendo tempestivamente non solo per prevenire e gestire per tempo eventuali situazioni di crisi ma per individuare e cogliere prima di altri competitor le opportunità che ogni cambiamento offre!